"Hvilket værktøj vil hjælpe mig med at styre min voksende virksomhed bedre?"En læser ved navn Rafael skrev til mig i sidste måned for at stille dette spørgsmål.Han havde læst om nogle af de bedste projektstyringsværktøjer, arbejdsstyringssoftware, kommunikationsprogrammer og alle de andre produktivitetsapps, der skulle skabe et forretningsboom.Men han kunne ikke helt finde ud af, hvilken der faktisk ville fungere bedst til at styre hans arbejde.
"Jeg er lige begyndt at arbejde for et lille ejendomsinvesteringsselskab," skrev han, "og de har virkelig, virkelig brug for hjælp til at automatisere deres processer. De administrerer ting primært via e-mail (argh!), og med planer om at udvide, er det ikke en skalerbar struktur på dette tidspunkt. Jeg tænkte på at bruge enten Asana eller Teamwork Projects til at strømline driften og ville gerne have dit input. For at give dig lidt perspektiv er teamet fem interne medarbejdere, der arbejder med investorer om at købe og sælge ejendomme."Rafael forklarede yderligere, at han opfatter hver ejendom som et "projekt" og ønskede at være i stand til at oprette en liste over opgaver for hver enkelt, som ville blive tildelt medarbejderne efter behov.Organisationerne administrerer alt fra 150 til 200 "projekter" ad gangen.Og fra tid til anden har eksterne aktører brug for indsigt i processen.
Han sagde også, at fleksibilitet og teamsamarbejde var af største betydning, som det er i mange virksomheder.Men han virkede ret indstillet på at bruge enten Asana eller Teamwork Projects.Her er mit svar:
Deck af kort vs.Brætspil
Tænk på Asana som et sæt kort, og tænk på Teamwork Projects som et brætspil.Med et sæt kort kan du spille et spil, som en anden har skabt, eller du kan lave dit eget spil.Med et brætspil kommer spillet med regler, og du kunne bøje dem, hvis du ville, men generelt er brætspillet designet til at blive spillet, mens du holder dig til reglerne.
Efter min erfaring tager Asana tid at implementere rigtigt, men i sidste ende kan du bruge det, som du vil.De første par dage vil være virkelig forvirrende for alle, der er ved at lære at bruge systemet.Årsagen er, at dit team skal fastsætte reglerne for, hvordan det skal bruges.Der er ingen rigtig eller forkert måde at bruge Asana på.
Efter et par uger er de fem medarbejdere forhåbentlig med ombord, og de vil formentlig begynde at justere deres regler på dette tidspunkt.Asana tager forsøg og fejl.Det kræver også solid teamkommunikation for at sikre, at alle bruger værktøjet på samme måde.
Lad os nu tale om Teamwork-projekter.Det vil også tage dit team noget tid at vænne sig til Teamwork-projekter, men af en anden grund.Folk vil udforske alle funktionerne og indtaste opgaver for første gang.Dit team vil sandsynligvis oprette en masse skabeloner, som de kan genbruge igen til næste salg eller køb.Men med Teamwork Projects er nøglen, at du vil håndtere hvert køb eller salg af fast ejendom som et projekt.
Projekter har altid slutdatoer, og i dit tilfælde er det slutdatoen.De har normalt milepæle, måske at gå på kontrakt eller få penge til deponering.Og med projekter har datoerne for disse deadlines og milepæle betydning.Jeg har ingen anelse om, om deadlines betyder noget for dit hold eller ej.Siger dit team ting som "Lad os købe denne ejendom inden den 1. oktober" eller bare "Lad os købe denne ejendom" uden at vide, hvor lang tid det vil tage?Hvis du har faste deadlines, er Teamwork Projects nok bedre.
Projektstyringsværktøjer, såsom Teamwork Projects, lader dig skabe afhængigheder mellem opgaver, så én opgave ikke kan ske, før alle de afhængige opgaver opstår.For eksempel, hvis du ikke kan gå til kontrakt, før inspektionen er udført, er det muligt at oprette det i Teamwork Projects.Med Asana kan dit hold vælge at spille efter den regel, men det vil ikke være en del af selve systemet.Du kan bruge begge værktøjer gratis for at få en fornemmelse af, hvordan de fungerer, og derefter opgradere til en betalt konto, der vil have flere funktioner.
Valg af værktøj
Jeg tjekkede ind hos Rafael et par uger senere for at se, om han havde taget en beslutning, og hvordan værktøjet fungerede for hans team.Han havde valgt at prøve Teamwork Projects.Salgsargumentet, sagde han, var evnen til at skabe afhængigheder mellem opgaverne.Opsætningen tog noget tid, som forventet, men Rafael havde også nogle gode nyheder at dele:
"En åbenbaring, der er værd at nævne, er, at der er et Teamwork Projects Startup-tilbud (åbner i et nyt vindue), hvor de giver startups et års værdi af softwaren gratis! Det var meget gavnligt at tage skridtet,"Rafael skrev.
Yderligere ressourcer
For relaterede råd, se 7 måder at forenkle projektledelse i teamwork-projekter og brug af Asana i erhvervslivet.
Og for flere anbefalinger til forretningsapps, se den bedste online-software til forretningssamarbejde.
