Overbelastning af e-mail er et enormt produktivitetsproblem på arbejdspladsen.Jeg møder hele tiden folk, der klager over e-mail, siger, det er overvældende dem, og ønsker, at der var en slukket kontakt til alle de nye beskeder, der strømmer ind i deres indbakke.
Mange af de samme mennesker fikserer sig dog på e-mail på en sådan måde, at de ender med at forværre problemet.Det, jeg ser, er folk, der forsøger at bekæmpe e-mail med mere e-mail, hvilket igen genererer stadig mere e-mail.Fordi de er bundet ind i e-mail-elendighed, kan de normalt ikke se tydeligt, hvad der sker, så de aner ikke, at de gør det værre.
Der er et par måder, jeg har bemærket, at folk skyder sig selv i foden, mens de forsøger at håndtere e-mail-overbelastning.
Brug ikke din indbakke som en opgaveliste
Det første eksempel på folk, der gør deres e-mail-problemer værre, er to-do-lister, som jeg kan lide at kalde dem.To-do-lister efterlader e-mails i deres indbakke, når meddelelsen enten indeholder en opgave eller udløser hukommelsen for en tildelt opgave.Med andre ord bruger de bruge indbakken som en huskeliste.
Tænk på, hvordan folk normalt tildeler opgaver via e-mail.Sjældent står opgaven tydeligt i emnelinjen.Modtageren skal åbne og læse e-mailen for at kende detaljerne i opgaven.Mere sandsynligt er det dog, at beskeden ikke har alle de oplysninger, modtageren har brug for, såsom en deadline eller andre detaljer om opgaven.En udveksling af beskeder frem og tilbage afklarer opgaven, og det ender med at skabe en ny e-mail, hver gang det sker.Kort sagt, e-mail-indbakker er meget dårlige to-do-lister.
Et andet problem er, at opgavelister konstant skal tjekke hver indkommende mail for at se, om den indeholder en opgave, og hvis den ikke gør det, slipper de for mailen med det samme.To-do-lister ender med at luge uophørligt.
Værre er, at to-do-lister vænner sig til at tjekke deres indbakker for deres daglige opgaver, og ofte ender de ofte med at sende sig selv en e-mail med påmindelser om andre ting, de gerne vil have gjort.
Hvis e-mail er et problem, hvorfor vil du så oprette mere e-mail på denne måde?
I bunden af det kan to-do-lister dog ikke se, hvordan deres system gør sagen værre.De argumenterer ofte for, at det eneste, der virker, er at bruge deres indbakke som en huskeliste.Men hvis den samme person føler sig overvældet af e-mail, virker det tydeligvis ikke.Der er et par løsninger, og jeg vil komme til dem om et øjeblik.
Stop med at sende Nudgemail
Jeg talte på et corporate retreat for nylig om e-mail-håndtering.For at forberede mig til foredraget talte jeg med nogle medarbejdere og fandt ud af, at mange af dem administrerede enorme mængder e-mail, nogle gange 1.000 beskeder om dagen, ved hjælp af Nudgemail.De mente, at dette var en helt fornuftig måde at styre flowet på.
Nudgemail er et freemium-værktøj, der i det væsentlige lader dig udsætte e-mail ved at indstille et tidspunkt, hvor det skal dukke op igen i din indbakke som en ny besked. "I bund og grund" er et meget vigtigt ord her.
De fleste snooze-funktioner, som dem i SaneBox eller nogle af de bedste e-mail-apps, skjuler den originale besked fra din indbakke og får den så til at dukke op igen som en ny ulæst post på det tidspunkt, du vælger.Nudgemail fungerer lidt anderledes.Når du bruger den til at snooze e-mail, forbliver den originale e-mail i din indbakke, og en ny meddelelse vises øverst i din indbakke, med hele tråden i den oprindelige meddelelse citeret.
Misforstå mig ikke.Nudgemail er et fint værktøj, og det er en fantastisk løsning under nogle omstændigheder.Enhver, der ser indbakken som en strøm af information frem for et samlingspunkt for kommunikation, der skal behandles, kan gøre klogt i at bruge den.Men når arbejdere fortæller mig, at det store antal beskeder i deres indbakke gør dem ude af stand til at udføre deres arbejde, og 20 procent af deres beskeder er gentagne beskeder i form af Nudgemails, er det et problem.
Ligesom opgavelister kan være i benægtelse af, at deres system er i stykker, gør nogle Nudgemail-brugere det til en krykke.De sidder så fast i deres nuværende vaner, at de ikke kan forestille sig en bedre løsning.
Svar ikke så hurtigt
Meget ofte er det at svare på en e-mail en måde at anerkende en andens besked på uden egentlig at flytte samtalen fremad.Forestil dig, at en kollega sender en e-mail for at spørge om din mening om en præsentation.Du har ikke set præsentationen endnu.Afhængigt af din arbejdsplads kan det være mere acceptabelt at svare hurtigt med: "Jeg ved det ikke. Jeg har ikke kigget endnu," end at vente to timer, indtil du har kigget og dannet dig en mening.Når du hopper for at svare hurtigt, genererer du overskydende e-mail, selvom beskeden ikke er væsentlig.Hvis virksomhedskulturen skubber dig i retning af den adfærd, må du hellere tro, at andre mennesker også gør det mod dig.
En person, der er langsom til at svare på e-mails, kan blive opfattet som doven eller ikke at være en holdspiller, selvom ventetiden på at svare på en e-mail er en meget mere logisk og produktiv måde at gøre det på.Men det er fuldstændig bagvendt, og du er nødt til at bryde væk fra det, hvis du føler dig oversvømmet af e-mail.
Det, der ender med at ske, er, at folk svarer på beskeder bare for at give pengene videre.Lad os sige, at Raj spørger Sarahs mening om noget, og hun svarer: "Ikke sikker. Hvad synes du?"Nu er bolden tilbage på Rajs bane, og det påhviler ham at svare, om ikke andet så Sarah får en ny ulæst besked i sin indbakke, der minder hende om at svare denne gang.
Et andet eksempel, der er almindeligt for folk i supportafdelinger, såsom IT, er, at de vil konfigurere en generisk e-mailadresse til, at medarbejdere kan indsende hjælpekuponer, såsom [emailprotected] Når en medarbejder er ved at blive flippet over, at hendes computer er i stykker, og hun har brug for hurtigt at få hjælp, hun glemmer måske den generiske e-mail og sender i stedet en e-mail til den person, hun kender inden for IT.Skal den it-person tage sig af problemet?Ignorer e-mailen?Svare og fortælle medarbejderen, at hun skal bruge den rigtige IT-hjælpeadresse?CC hendes chef?Hvad er det rigtige at gøre?
Ofte genererer svaret, drevet af panik og frustration, bare mere e-mail (og skaber spænding). Igen er det et eksempel på, at virksomhedskultur skaber forventninger om en hurtig reaktion, der er årsagen til problemet.Men du kan bryde væk fra dette mønster uden at forstyrre freden og generere færre e-mails som et resultat.
Løsninger på overdreven e-mail
Hvordan stopper vi med at generere overdreven e-mails?Nogle løsninger er enkle og hurtige, og en enkeltperson kan gøre dem uden støtte fra virksomheden.
I det foregående eksempel kunne IT-medarbejderen sandsynligvis tage problemet i opløbet ved at have en ansigt-til-ansigt samtale (eller telefonopkald med en ekstern medarbejder) i stedet for at svare via e-mail.Hvis IT-personen svarer via e-mail, vil den nødlidende kollega sandsynligvis ikke læse det særlig tæt alligevel.Husk, at hun allerede er stresset over sit computerproblem.Det kan lyde meget lavteknologisk, men at konfrontere kollegaen ansigt til ansigt, roligt og professionelt, vil hjælpe hende med at huske den rigtige protokol for indgivelse af hjælpebilletter i fremtiden, især hvis it-personen forklarer, hvilke andre job der var prioriteret på øjeblik.At forklare personligt går langt.
En anden måde at stoppe med at generere overdreven e-mail til dig selv er at finde gode e-mail-assistentværktøjer, der hjælper dig med at skære ned på e-mail i din indbakke i stedet for at udbrede det, som Nudgemail gør.SaneBox (ca. $7 pr. måned) er den løsning, jeg anbefaler.Mailbird er en e-mail-klient-app, der kommer med en snooze-indstilling og andre funktioner, der også kan hjælpe.
Stop med at bruge din indbakke som din huskeliste, både til personlige opgaver og arbejdsrelaterede opgaver.Der er så mange fantastiske værktøjer nu, som er meget bedre til at tildele opgaver, spore dem, opdatere detaljerne om dem og så videre, som ikke er afhængige af e-mail.Jeg kan godt lide Todoist, selvom Wunderlist også er en fantastisk app.
Hvis du kan overbevise dit arbejdsteam eller din afdeling om at hente et bedre værktøj til opgaveopgaver, vil du virkelig være i meget bedre form.Bortset fra projektstyringsapps med fuld kraft, er der andre samarbejdsapps, der er lette, nemme at bruge, hurtigere at konfigurere, og de kan være en bedre løsning på dit teams udfordringer.
For mere, se mine andre tips til, hvordan du skærer ned på overbelastning af kontor-e-mail.
