Hvor meget tid spilder du på møder, fordi de personer, der leder dem, ikke er forberedte?Der er ingen dagsorden.Kollegerne kommer for sent.Det, der diskuteres, har noget at gøre med dig eller dit arbejde.En time senere har du intet gjort, intet lært og intet bidraget.Hvad var meningen?
Do.com har til formål at hjælpe folk med at få bedre møder ved at give dem ressourcer til at planlægge og udføre dem.På mange måder er det som en tjekliste over ting, der skal gøres før, under og efter et møde for at sikre, at det er produktivt for alle involverede.
Før jeg mødte Jason Shah, grundlægger og administrerende direktør for Do.com (åbner i et nyt vindue), sendte vi en e-mail for at finde en passende dato og tid til at tale.Da vi var blevet enige, svarede han: "Jeg planlægger at ringe til dig på Skype, og jeg sender snart en kalenderinvitation."Et øjeblik senere kom der ganske vist en kalenderinvitation.Dagen for vores møde fik jeg en e-mail fra Do.com via Shah.Indeni fandt jeg en dagsorden, klare start- og sluttider for mødet, en liste over de personer, der ville være på opkaldet, og deres kontaktoplysninger (kun os to, i dette tilfælde) og links til baggrundsinformation.Alt dette hjalp os med at komme til benet under opkaldet, da Shah forklarede, hvad der gør et møde produktivt, hans motivation for at starte Do.com, og hvordan karakteren af møder mellem vidensarbejdere ændrer sig.
Jill Duffy: Lad os tale om møder og hvorfor folk hader dem.
Jason ShahJason Shah: Ud fra det, vi har fundet, deltager de fleste i møder, som de ikke er forberedte på.Der er ingen god grund til, at mødet finder sted.Der er ingen dagsorden uddelt på forhånd.Folk dukker op for sent, og nogen skal genoptage tingene.Folk, der organiserer dem, er ikke altid betænksomme over, hvem der skal være der, og så ender man med store møder, hvor halvdelen af personerne er valgfrie, og måske halvdelen er kerne [deltagere], så dynamikken er slukket, og det forhindrer produktivitet.
Det koger ned til spildtid for travle mennesker.
Hvis du beder nogen om at sidde i et værelse i 30 minutter og ikke udrette noget, ville de tro, du var skør.Men det er det, folk gør millioner af gange om dagen på arbejdspladsen.
JD: Hvordan vil du beskrive et produktivt møde?
JS: Du skal have nogle få nøgleingredienser.For det første skal det faktisk ske.Hvis noget hurtigt kan håndteres via e-mail, så gør det.Men hvis det skal være et møde, så okay.
Forberedelse er nøglen: udrulning af, hvad der skal diskuteres, hvem er ansvarlig for hvad, den slags ting, der fører til fokuseret samtale.Under mødet: holde sig til [dagsordenen], holde tid, tage noter og afslutte til tiden.
Tidspunktet for mødet betyder også meget.Mange mennesker bruger bare en time.Jeg bemærkede, at du var meget bevidst og sagde 25 minutter til denne samtale.Jeg synes, det er en god praksis.
Hvad der sker efter mødet er også nøglen.Hvis Bob og Stacey siger, at de vil følge op med en ny version af et slide-dæk, og Mark siger, at han vil sende dig salgsnumrene, er de faktisk nødt til at gøre det!Vi oplever, at de fleste siger: "Fantastisk! Godt møde!" og de går, og der er ingen opfølgning.Og selvom der er det, sker det på det forkerte tidspunkt, hvilket fremkalder endnu et møde eller mere unødvendigt arbejde.
Så forberedelse, god afvikling af mødet, succesfuld opfølgning bagefter er nøglekomponenter i et godt møde.
JD: Projektstyringsværktøjer og andre arbejdsstyringsværktøjer er designet til at strømline arbejdet.Tanken er at have færre møder og (og mindre e-mail). I kan tildele hinanden opgaver og deadlines uden at have møder om dem.
JS: Ja.På makroniveau har vi forhåbentlig færre møder som følge af disse værktøjer.
For eksempel, hvis jeg ser mockups blev opdateret på Dropbox, og jeg synes, de er gode, behøver jeg ikke mødes med designeren for at diskutere dem.Hun behøver ikke engang at give mig besked.Jeg kan bare affyre en besked, der siger: "Hey, jeg så de opdaterede filer."Med noget som Slack kan jeg hurtigt stille nogen et spørgsmål uden at skulle mødes for at diskutere spørgsmålets karakter.
Før ville folk have mindre teknologi, fordi det for eksempel var svært at få donglen til skærmen, eller det var distraherende for folk.
Jeg håber, at stigningen i disse værktøjer fører til færre møder, men jeg ved ikke, om der er konkrete data, der understøtter det endnu, bortset fra den propaganda, som enkelte virksomheder lægger ud.Og på selve mødet tror jeg, at karakteren af dem ændrer sig, fordi vi er mere teknologisk orienterede.Hvis vi bruger tjenester uden for et møde, så skal møderne også følge med i det.
JD: Jeg kan godt lide at have arbejdsmøder.De plejer at være de mest produktive for mig.Jeg mødes med en gruppe mennesker, vi sætter os ned og udfører det arbejde, vi skal udføre lige der, måske med vores værktøjer projiceret på en skærm.
JS: Det får mig til at tænke på den vendte klasseværelsesmodel.Klasseværelset er et sted, hvor man kan arbejde i stedet for bare at se en præsentation, ligesom et møde ikke bør indkaldes bare for at bladre gennem et kort, som nogen nemt kan sende dig en e-mail med.
JD: Lad os tale lidt om Do.com.Giv mig 30 sekunders forklaring på, hvad Do.com er, og så taler vi mere detaljeret om, hvordan du bruger det.
JS: Do.com er samarbejdssoftware til møder.Det har intet at gøre med video og lyd.Det handler om produktiviteten af møder.
Med Do kan folk sætte dagsordener, så de ved, hvad de skal tale om.De kan tage noter i realtid og tildele opgaver, der interagerer med deres andre arbejdsgange.Vi er integreret med Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce osv.
Vi har haft mere end 1,5 millioner mennesker til at deltage i møder på tværs af mere end 20.000 virksomheder.Vi hjælper grundlæggende folk med at få færre møder, bedre møder og forhåbentlig være mere glade og produktive på arbejdet.
JD: Og det er en freemium-model.
JS: Det er det.Du kan tilmelde dig gratis, og vi har masser af gratis brugere.
JD: En af de ting, der slog mig ved Do.com, er, at det virkelig opmuntrer folk til at tage de rigtige handlinger, i modsætning til at være løsningen i sig selv.Jeg tænker meget over ting som motivation, og hvordan vi ikke altid opfører os på måder, der er i vores bedste interesse.Så jeg synes, det er pænt, når jeg finder værktøjer, der handler mere om at vejlede os frem for at give os noget.Jeg har en fornemmelse af, at det er det, Do.com handler om.
JS: Ja, jeg er enig.Vores overbevisning er, at møder er lige så meget et problem for mennesker som et teknologisk problem.For eksempel har vi ikke brug for en e-mail-app for at forhindre Bob i at sende en super lang besked, der er svær at forstå.Det har nok at gøre med virksomhedspolitik, Bobs evne til at være professionel, teamdynamikken, sådan noget.Nogle brugergrænseflader, der sidder fast i en webbrowser, vil ikke ændre Bob.
Det er noget, jeg tænkte meget over, da jeg tidligere arbejdede hos Yammer.Yammer forsøgte at gøre virksomheder mere gennemsigtige.Men ærligt talt var Yammer et værktøj for gennemsigtige virksomheder, fordi det er meget svært at ændre kulturen i en organisation.
Do.com er i høj grad et produkt, der forsøger at hjælpe folk til at blive bedre og giver dem teknologi, der sætter dem i stand til at gøre det, i stedet for at gøre det for dig.Helt ærligt, jeg ved ikke engang, om vi kunne dreje en kontakt og gøre et møde mere produktivt.Det ville være ret magisk!
Vi tror virkelig på, at dette vil have udholdenhed.Hvis det skal virke, skal det komme fra mennesker, og vi sætter dem i stand til at blive deres bedste jeg.
Jason ShahJD: Fortæl mig oprindelseshistorien om Do.com, og hvorfor du brænder for dette projekt og denne virksomhed.
JS: Jeg arbejdede hos Yammer før Microsoft købte Yammer.Og som du sikkert kan forestille dig, efter Microsoft købte virksomheden, begyndte kulturen at ændre sig meget, herunder tilføjet en masse bureaukrati og møder.
Jeg gennemgik omkring et år efter det opkøb, hvor jeg fandt ud af, at det var virkelig svært at få tingene gjort.Det var sindssygt for mig, især fordi vi var en virksomhed, der oprindeligt var bygget for at gøre arbejdet bedre for folk!
Lang historie kort, jeg sad i et frygteligt møde en dag med 10 mennesker, og jeg svævede afsted og tænkte: "Hvad laver jeg her?"Vanviddet i det slog mig bare.
Hvis jeg inviterede dig til et middagsselskab, og jeg ikke forberedte mig på forhånd for at få ingredienserne og have et koncept, som jeg ville have gæsterne til at nyde, og de dukker op, og jeg siger: "Hej, lad os gå til købmanden og gøre dette middagsselskab," ville de sige, "det er vanvittigt! Vi kommer ikke til at finde ud af det her med dig. Vi kom her til et middagsselskab!"Men det er hvad møder er!
Jeg syntes, det var vanvittigt, og jeg havde fået lyst til at tage af sted og starte et nyt firma.
JD: Hvilke andre produktivitetsapps eller -tjenester bruger du?Har du nogen bedste praksis for at forblive produktiv?
JS: Kan jeg give et utraditionelt svar?Jeg tror, at nogle af de bedste produktivitetsapps ikke rigtig er produktivitetsapps.Uber, for eksempel, giver mig langt mere produktivitet end en app som Asana.Jeg får steder hurtigere og spilder mindre tid på at stå rundt i regnen og vente på en bil.
Der er et andet værktøj, jeg bruger kaldet BetterSnapTool (åbner i et nyt vindue), og igen, det er ikke et klassisk produktivitetsværktøj.Jeg konfigurerede min skærm med tre kolonner, og med Windows Snap trykkede jeg på en genvejstast, og alle mine vinduer klikker på plads.
Vi bruger også Trello og Slack her.Vi bruger Instacart til vores dagligvarer på kontoret.Det faktum, at ingen behøver at bekymre sig om [indkøb] er nyttigt og på en eller anden måde gør os mere produktive som et resultat.
JD: Og hvad med bedste praksis eller personlige produktivitetsvaner?
JS: Jeg er begyndt at spærre tid på min dag i kalenderen for at sikre, at tingene ikke bliver kørt over.Jeg har taget meditation op om morgenen for at hjælpe mig med at nulstille mig og blive klar over, hvad der er vigtigt.
En anden, der er utraditionel, er at uddelegere ting.Det er ikke en fire timers arbejdsuge soundbite, men jeg har den personlighed, der får mig til at ville gøre alting selv.At blive opmærksom på behovet for som standard at delegere i modsætning til at gøre tingene selv, har været virkelig virkningsfuldt.
For mig er det en blanding af at være mere opmærksom, timeboksning og uddelegere.Jeg er meget mere i fred og fokuseret på de to eller tre ting, der betyder noget hver dag.Som stifter kan du blive distraheret af alt relateret til virksomheden, hvad enten det er investor relations eller en PR-mulighed, og så har uddelegering gjort mig mere produktiv.
JD: Hvor stort er dit personale?
JS: Ti personer.Delegering bliver nemmere, men det er selvfølgelig super lille for en virksomhed.
JD: Ja, men det er vigtigt for andre iværksættere at vide, at selvom du arbejder med et meget lille team, er delegering stadig vigtig.
Da vi afsluttede vores samtale, guidede Shah mødet til en naturlig afslutning ved at gennemgå og læse højt nogle noter, han tog under vores opkald.Han nævnte, at vi dækkede alle de vigtigste punkter og talte om ting, der betød noget, og han nævnte et par andre emner, der var kommet til at tænke på, mens vi talte, men som kunne vente til en anden gang.Måske fordi jeg ubevidst fulgte hans spor, opsummerede jeg, hvordan jeg ville følge op og gav en grov dato for, hvornår jeg planlagde at udgive en artikel.Det viste mig styrken i at have et klart defineret og stærkt ledet møde.
