Hvor er dine kontakter?Er de i CRM-software (Customer Relationship Management), en e-mail-konto, din telefon eller en e-mail marketing-app, såsom MailChimp?Dine lister over kontakter kan være spredt ud over det hele.Hej, det sker.Nogle gange har du brug for at rydde op i dem, flette dem eller blot kopiere din database med personer og deres kontaktoplysninger fra et sted til et andet.
I det store og hele er der tre måder at kopiere kontakter fra et sted til et andet.
1.Synkroniserer.For det første kan du synkronisere dine kontakter, hvilket er langt den nemmeste mulighed, når den er tilgængelig.Resultatet er, at du har to databaser med kontakter, der er nøjagtigt ens, for evigt, indtil du stopper med at synkronisere dem.
2.Brug en kontaktapp.Der er nogle få kontaktapps og -tjenester på markedet, såsom Contacts+ (tidligere Full Contact), der suger kontaktdata ind fra en række forskellige kilder (Facebook, Gmail, LinkedIn), samler dem og derefter spytter dem ud igen, uanset hvor du vil have det.Med disse apps skal du huske både dit og dine kontakters privatliv.Du ønsker ikke villigt at føre alle dine kontaktoplysninger ind i en app, der kun vil vende rundt og sælge den.
3.Eksport/import efterfulgt af valgfri synkronisering af nye ændringer.Den anden metode er at foretage en masseoverførsel af kontakter.Vi kan kalde dette eksport/import-metoden.Her downloader du alle dine kontaktoplysninger fra én kilde i massevis og uploader dem derefter til en ny kilde.Det er en engangsoverførsel.Du kan eventuelt tilføje et trin, så alle nye kontaktoplysninger, som du opretter eller ændrer i den første database, opdateres herfra i den anden.
Lad os se på disse muligheder for at se, hvad de indebærer.
Synkroniserer kontakter
Hvad er nogle enkle eksempler på, hvor og hvordan du kan synkronisere kontakter?Hvis du bruger iCloud, kan du synkronisere kontakter mellem din iPhone, iPad og Mac-enheder.Nemt, ikke?Det kan se ud til, at det blot er et spørgsmål om at have Apple Contacts-appen på alle dine enheder, men faktisk skal du også aktivere synkroniseringen via iCloud, for at den kan fungere.Hvis du ikke aktiverer synkronisering, vil oplysningerne i dine Kontakter-apps være forskellige på hver enhed.
Det første eksempel bruger én app.Her er et eksempel med to apps.Der er en synkroniseringsmulighed mellem MailChimp og Eventbrite (åbner i et nyt vindue), som du kan aktivere for at bringe dine Eventbrite-deltageroplysninger ind i MailChimp, så du nemt kan oprette e-mail-kampagner for dem.Du sætter det op ved at vælge de grupper, du vil synkronisere, og fra det tidspunkt, indtil du deaktiverer det, vil alle valgte data være de samme mellem de to apps.
Når du vil synkronisere kontakter, er det normalt den bedste løsning at lede efter en integration.Der er masser af dem.For eksempel kan du integrere Outlook og Salesforce (åbner i et nyt vindue) for at synkronisere kontaktoplysninger mellem disse to apps, og du kan synkronisere Gmail-kontakter med mange CRM'er.
Brug en kontaktapp
Der er masser af kontaktapps på markedet, der henter data fra en række forskellige kilder, samler dem og fusionerer dem og hjælper dig med at forstå det.Hvis du har kontaktoplysninger på flere e-mail-konti, LinkedIn, Twitter og andre steder, som du hurtigt og nemt vil flette, vil en kontakt-app gøre præcis det.Disse apps synkroniserer ofte de resulterende data tilbage, hvor end du vil.Så hvis du for eksempel henter oplysninger fra iCloud, Google Contacts, LinkedIn og Facebook, kan du for eksempel synkronisere det hele tilbage til Google Contacts og iCloud.
Som nævnt skal du huske på privatlivets fred, når du undersøger kontaktapps.PCMag har ikke gennemgået mange af dem, og nogle få, som vi har, fungerer ikke længere.Contacts+ er den eneste, jeg har brugt i nogen grad, som jeg føler mig tryg ved at anbefale, men der er bestemt andre.Læs op på dem i det mindste en lille smule, før du stoler på dem.
Eksporter/Importer Plus Synkroniserer valgfrit nye ændringer
Du har ikke altid mulighed for fuldt ud at synkronisere kontakter mellem to systemer.I disse tilfælde skal du downloade eller eksportere dine kontakter fra den ene app, uploade dem til den anden og derefter valgfrit synkronisere alle fremtidige ændringer fra den ene til den anden.
De præcise how-to-oplysninger til eksport af dine kontakter fra én app vil variere afhængigt af hvilken app det er.For e-mail-apps som Gmail og Outlook er eksport af dine kontakter ret ligetil.Det mest presserende spørgsmål er normalt, hvilken filformattype du vil bruge, CSV eller vCard.Så lad os diskutere forskellene, før vi pløjer videre.
Hvad er en CSV-fil?
CSV står for kommaseparerede værdier, og det er det mest almindeligt accepterede filformat for adressebogsdata.Det er de samme kommaseparerede værdier, du får, når du eksporterer et regneark til en tekstbehandlingsfil.Hver linje med data fra regnearket oversættes til en tekstlinje med celleindholdet adskilt af kommaer.CSV'er er menneskelæselige, fleksible og lette i den forstand, at filstørrelsen aldrig bliver enorm.Så hvorfor ikke bruge det?Nå, eksport til CSV kan resultere i tab af data, inklusive dine kontakters foto, kaldenavn, websted og nogle gange "noter"-feltet.CSV'er er dårlige til at håndtere specialtegn, så hvis du har kontaktoplysninger i et andet script eller kender folk med accenttegn i deres navne, vil disse være væk eller forvanskede.
Anbefalet af vores redaktører
Hvad er et vCard?
vCard er et elektronisk visitkortformat.Det er et mere omfattende eksportformat for kontaktoplysninger, hvilket betyder, at den resulterende fil sandsynligvis vil være større end en CSV.Et eksporteret vCard mister ikke så mange data, og det understøtter flere (men ikke alle) specialtegn og fremmede alfabeter.Du vil dog stadig miste kaldenavne, websteder og AIM-data, når du eksporterer til vCard. vCard har en tendens til at være forbundet med OS X- og iOS-applikationer, selvom Outlook og nogle andre e-mail-programmer, der også kører på Windows, også kan bruge det.
Tilbage til eksport/import og eventuelt synkronisering.Når du har fundet ud af, hvilket format du vil bruge og bekræfter, at det fungerer med de apps og databaser, du har i tankerne, kan du downloade dine kontakter fra en og uploade dem til en anden.Det er ikke en dårlig idé at stikprøve et par af de resulterende kontakter for at sikre, at det fungerede korrekt.Nu hvor du har kopieret kontakterne fra en app til en anden, vil du så have nye ændringer, du foretager i en af apps, automatisk vises i den anden?Hvis det er tilfældet, skal du bruge et tredjepartsværktøj til jobbet.Nogle eksempler er IFTTT, Zapier og Microsoft Flow.De kaldes nogle gange samlet for automatiseringsværktøjer.
Automatiseringsværktøjer kan forbinde apps, der ikke nødvendigvis integreres af sig selv.Med andre ord har du apps A og B, og ingen af dem har bygget en one-touch-integration med den anden.Automatiseringsværktøjet trådte ind og byggede en integration mellem A og B for dig, og nu kan det hjælpe dig med at opsætte og styre datastrømmen mellem disse to apps.
Med automatiseringsværktøjer kan du ofte ikke kopiere en masse eksisterende information fra en app til en anden på samme måde, som du kan, når du eksporterer/importerer på egen hånd.Der er nogle luskede løsninger, der involverer Google Sheets (åbner i et nyt vindue), men de kan være frustrerende at oprette og svære at få rigtige.Du kan dog bruge et automatiseringsværktøj til at opsætte en regel, så alle nye ændringer i den ene app kopierer over til den anden, hvilket er den metode, jeg anbefaler.
For eksempel kan du opsætte en regel, så når automatiseringsværktøjet registrerer en opdatering til dine iCloud-kontakter, opfanger det ændringen og kopierer den over til f.eks. Google Kontakter.Eller omvendt.Du kan konfigurere det blandt alle to apps, der understøttes af dit automatiseringsværktøj.
Det virkelige trick er at sikre, at du forstår, hvad der sker og ikke sker, når du sætter automatiseringen op.Du skal sikre dig, at du ved, i hvilken retning synkroniseringen sker, og om der er en forsinkelse mellem, hvornår du foretager ændringen, og hvornår den dukker op i den anden app.
Ikke mere kopiering og indsættelse
Kopiering af kontaktdata mellem to apps er fuldt ud muligt, og det er ikke afhængigt af, at du trykker ctrl-c, ctrl-v igen og igen.Du har flere muligheder, afhængigt af hvad du vil gøre, og de er alle ret enkle.
