I 2005 lancerede et firma med fire personer ved navn Upstartle Writely(Åbner i et nyt vindue), en tekstbehandling, der kun er online, og som udnyttede en dengang ny browserteknologi kaldet AJAX.Writely lader dig oprette, gemme og hente dokumenter i din browser, der blev gemt på en server.Det fungerede så godt, at Google købte Upstartleless end et år senere.
På det tidspunkt blev det opkøb betragtet som et hasardspil.I dag er online web-apps normen.Googles kontorpakke omfatter nu ikke kun Docs (en voksen version af Writely), men også Sheets (et regneark), Slides (til præsentationer), Tegning og Forms.De er alle så gode, at de fik Microsoft til at skabe onlineversioner af Word, Excel og PowerPoint for at arbejde med dets OneDrive-lagrings-/synkroniseringstjeneste.
Det bedste er, at alle med en Google-konto kan få adgang til kontorpakken gratis.Betalte erhvervsbrugere får en version, der er næsten lige så kraftfuld og fleksibel som Microsoft 365 kaldet Google Workspace.Det inkluderer bedre integration med Gmail, Kalender, Chat, Meet og mere for $6 pr. måned pr. bruger, selvom nonprofitorganisationer og skoler kan få det gratis.Og det hele fungerer udførligt med Google Drive, online-lageret for dine filer, som også kan bruges til at synkronisere data mellem computere og andre enheder.
Du kan bruge Docs, Sheets, Slides eller Workspace hele dagen og klare dig fint – faktisk er det helt sandsynligt.Men det betaler sig at vide mere end blot det grundlæggende.Vi har allerede listet otte enkle måder til at hjælpe med at skifte fra Microsoft Word til Google Docs, herunder hvordan man laver offline redigering og bruger skabeloner.Her går vi længere i dybden med alle værktøjerne til at vise dig, hvordan du får mest muligt ud af Googles kontorpakke.
1.Se dokumenter uden sider
Standardvisningen af et Google-dokument viser dig, hvordan dokumentet ville se ud, hvis du udskriver det på papir.Det er den samme WYSIWYG-visning, som tekstbehandlere har vist i årtier.Men hvor ofte udskriver du egentlig et Google-dokument?Hvis svaret er "næsten aldrig", så skift det op.Gå til Filer > Sideopsætning og klik fra Sider (med alle indstillinger for margener, retning, papirstørrelse osv.) til Sideløs.Sideskiftene forsvinder, og visningen skifter til et kontinuerligt udseende i fuld skærmsbredde – så meget desto bedre for at se billeder, tabeller og mere i dit Google-dokument.
2.Hold øje med Purple Lines
Google bygger hele tiden nye smarte funktioner ind i Google Docs.Det seneste er, at udover at understrege stavefejl i rødt og dårlig grammatik i blåt, vil det understrege i lilla for at foreslå bedre ord og hjælpe dig med at undgå passiv stemme, gøre sætninger kortfattede og bruge inkluderende sprog.
3.Marker sider med Markdown
Hvis du vælger Automatisk Registrer Markdown under Værktøjer > Præferencer, giver det dig mulighed for at bruge Markdown-syntaks.Hvad er det, spørger du?Det er et let sæt koder, du kan bruge til at anvende formatering uden at bruge musen.Så du ville skrive fed for faktisk at blive fed, eller bruge en * til at starte en punktopstilling blandt andre genveje. (Læs mere om Markdown her.)
4.Gå til fuld skærm – to gange
Har du brug for noget distraktionsfri skrivetid?Vælg Vis > Fuld skærm for at slippe af med Google Docs' menuer og værktøjslinjer øverst (tryk på Esc-tasten for at få dem tilbage). Hvis du blot ønsker at skjule menulinjen, skal du klikke på den opadgående indtegning (^) yderst til højre i hovedmenuen i dit dokument eller ark.
Tag det videre: Tryk på F11 (eller Fn+F11 på nogle tastaturer) for at udvide din browservisning til fuldskærmstilstand for at skjule alle menuer, titellinjer og andet rod.I Chrome kan du gå til Chrome-menuen med tre prikker og klikke på det firkantede ikon ved siden af Zoom.Det er en masse distraktionsfri plads!Tryk på F11 igen for at vende tilbage.
5.Samarbejd med venner
Op til 100 personer kan arbejde samtidigt på et Google Doc, Sheet eller Slide.Det er lige meget, om du alle er på separate bærbare computere, tablets eller smartphones.For at redigere eller kommentere har de dog brug for redigeringsrettigheder; Ellers kan samarbejdspartnere kun se filen.
For at holde styr på, hvad dine venner, familie og/eller kolleger har ændret, skal du se revisionshistorikken via Fil > Versionshistorik > Se versionshistorik.En liste i højre side vil vise dig, hvem der har opdateret dokumentet og hvornår; klik på et navn for at se, hvad de gjorde.Giv forskellige navne til forskellige versioner for at gøre dem nemmere at spore – klik på knappen øverst til højre for kun at se de navngivne versioner.Du kan endda gendanne et dokument eller ark til en tidligere version.For en komplet oversigt, læs Sådan arbejder du med revisionshistorik i Google Docs.
6.Brug forslag til at spore ændringer
Hvad hvis du vil have revisionerne til at ligne sporede ændringer i et Microsoft Word-dokument?Google Docs understøtter en funktion kaldet Foreslå redigeringer.Klik på knappen Redigering (med blyantikonet) øverst til højre.Du får en menu til redigering, forslag (med synlige sporede ændringer, som du eller andre kan acceptere eller afvise senere), eller visning af det endelige dokument.Det er ikke helt det samme som Word, men det er så tæt på, som du kan komme.For mere, læs Sådan sporer du ændringer i Google Docs.
7.Find mistede delte dokumenter eller ark
Hvis du ikke kan huske navnet på det dokument, du ønsker, men du kan huske, hvem der delte det med dig, skal du klikke på Delt med i menuen til venstre i Google Drev.Du får en liste over alle de dokumenter, folk har delt med dig.Hvis listen er for lang til at parse, skal du skrive samarbejdspartnerens navn i søgefeltet øverst.
8.Udgiv og integrer en fil
Hvis du vil dele dit Google-dokument med mere end 100 personer, er det nemmeste at udgive det, så det får en URL, du kan dele.Gå til Filer > Del > Udgiv på nettet.Hvis det er et ark, kan du vælge individuelle faner eller hele regnearket; det samme med slides i en præsentation.Google laver en kopi af filen og sætter den online og opretter et link, som du kan kopiere og dele.
Du kan også integrere en Google-fil på din egen hjemmeside med den medfølgende kode.Dette fungerer særligt godt med Google Forms, selvom udgivelse kan være begrænset af din administrator, hvis du har en Google Workspace-konto.Du kan markere en boks, så hvis der foretages ændringer i dokumentet, vil de genudgives for at blive vist online. (For at sætte en stopper for det, vælg Stop udgivelse).
9.Indstil delingsniveauer
Når du deler dokumenter, tror du måske, at alle er lige.Ikke så.Der er fire niveauer af dokumentadgang, som du indstiller for personer, når du deler et dokument.Ejere kan gøre hvad som helst ved filen – endda slette den – og invitere flere samarbejdspartnere. Redaktører kan selvfølgelig redigere, men invitere kun flere samarbejdspartnere, hvis ejeren tillader det. Seerne kan se, hvad der foregår. Kommentatorer kan se den, plus skrive kommentarer til den.Seere og kommentatorer kan lave kopier af dokumenter, så tænk ikke på disse dokumenter som "sikre".
10.Ejerskifte
Nogle gange ejer du et Google Doc/Sheet/Slide, som du skal overføre til en anden.Måske forlader du for eksempel en virksomhed.Du kan kun flytte ejerskab til en person, du allerede har delt med.Klik på den blå Del-knap, og find navnet på din valgte nye ejer på listen over "Personer med adgang", og klik på menuen ud for navnet.Du kan se Viewer, Commenter, Editor, Tilføj udløb (hvis du bruger Google Workspace), Overfør ejerskab og Fjern adgang som muligheder.
11.Chat under redigering
Google Docs viser dine andre dokumentsamarbejdspartnere i øverste højre hjørne.Du kan efterlade kommentarer eller spørgsmål på nettet til bestemte personer, mens du arbejder, men du kan også sende dem en øjeblikkelig besked.Klik på chatboblen ud for samarbejdspartnerens chathoveder, og skriv din besked.Dette er dog ikke en privat besked.Alle andre i dokumentet kan se din diskussion.
12.Tilføj nogle tilføjelser
En række tilføjelser kan udvide den funktionalitet, du allerede får gratis i Docs og Sheets.Find eller aktiver dem ved at klikke på Udvidelser > Tilføjelser > Hent tilføjelser i et dokument.Hvis du installerer en, skal du forvente en e-mail fra Google, der bekræfter, at tilføjelsen fik adgang til din konto. (Hvis du bruger Google Workspace, kan din adgang være begrænset af kontoadministratorer).
13.Kend dine mobilapps
Google tilbyder separate mobilapps til Docs (iOS(Åbner i et nyt vindue),Android(Åbner i et nyt vindue)), Sheets (iOS(Åbner i et nyt vindue),Android(Åbner i et nyt vindue)) og Slides (iOS(Åbner i et nyt vindue),Android(Åbner i et nyt vindue)).Drive-appen (åbner i et nyt vindue) lever videre for at give adgang til og visning af lagrede filer; når du har brug for at redigere, vil den flytte dig over til en af de andre apps, hvis den er installeret.
14.Tal op til en Doc
Du kan bruge Google Docs' indbyggede tale-til-tekst "stemmeskrivning" til at diktere tekst i et dokument.Det understøtter også stemmekommandoer, så du kan gøre ting som at starte en ny sektion ved at sige "ny linje" eller "nyt afsnit".Du kan endda redigere og formatere, mens du går, eller flytte rundt i dokumentet ved at sige "Gå til" og derefter afslutte/start/næste for afsnit/linje/dokument – kombinationerne er uendelige (åbner i et nyt vindue).
Du skal selvfølgelig have en fungerende mikrofon.Klik på Værktøjer > Stemmeindtastning (eller Ctrl+Shift+S). Når du ser det røde mikrofonikon, skal du begynde at tale; tryk på ikonet eller sig "stop med at lytte" for at holde pause.Stemmeskrivning fungerer også i Slides til dine højttalernoter, og det fungerer på et stort antal sprog (åbner i et nyt vindue).Det vil dog censurere forbandelser med stjerner - du bliver nødt til at skrive det **** igen senere.For alle detaljerne, læs Hvil dine fingre, prøv Google Docs Stemmeskrivning.
15. 'Konverter' til Docs
Du kan gemme enhver fil på Google Drev, men hvis det er en fil lavet med et andet produkt, såsom Microsoft Word, hvordan arbejder du så med dem, efter at de er uploadet?Konvertering af en fil til formatet Google Docs, Sheets eller Slides er usynlig i disse dage.Upload filen, og Google vil som standard åbne kompatible Microsoft-filer i redigeringstilstand, medmindre de er adgangskodebeskyttede.Intet egentligt konverteringstrin er nødvendigt.
Office-redigering til Docs, Sheets & Slides (åbner i et nyt vindue) Chrome-udvidelsen giver dig mulighed for at redigere alle Office-dokumenter fra Word, Excel eller PowerPoint, som du trækker ind i Chrome-browseren.Når du er færdig, kan du altid gå til Filer > Download for at gemme filer tilbage i deres oprindelige Microsoft-format.
16.Sammenlign dine dokumenter
Har du et par Google Docs, der ligner hinanden, men ikke helt identiske, og du kan ikke se forskellen?Gå ind i et af de dokumenter, du vil tjekke, og vælg Værktøjer > Sammenlign dokumenter.I den dialogboks, der vises, skal du vælge det andet dokument.Sammenligningen vil komme op som et nyt dokument med navnet "Sammenligning af [doc 1] & [doc 2]" og vise forskellene via foreslåede redigeringer.
17.Lav nogle links
Det er nemt at indsætte et link i et Google-dokument: Vælg teksten, klik på kædeikonet eller tryk på Ctrl-K, og en dialogboks dukker op, hvor du kan indsætte URL'en.Men hvis du ikke allerede har en URL til linket, vil Google foreslå nogle andre dokumenter at linke til eller finde en webside til dig, da Google-søgning er integreret.Det vil søge efter det udtryk, du har fremhævet, og vise resultater i dialogboksen nederst.Hvis du finder et link, du kan lide, skal du klikke på det for at indsætte det med det samme.
18.Hold dine hænder væk fra musen
Tastaturgenveje er fantastiske, men hvordan finder du dem?Uanset hvilken Google-webapp du er i, skal du skrive Ctrl+/, og genvejsmenuen viser alle tilgængelige tastaturmuligheder.Desværre kan du ikke ændre nogen af de forudindstillede tastetryk.
19.Oversæt On the Fly
Har du et dokument på et fremmedsprog?Upload det til Google Drev, åbn det som et Google-dokument, og klik på Værktøjer > Oversæt dokument.Du får et dubletdokument på det nye foretrukne sprog.Hvis du kun ønsker at oversætte en del af dokumentet, skal du hente Docs Paragraph Translate (åbner i et nyt vindue)-tilføjelsen.
20.Beskyt dit regneark
Du kan beskytte et regneark i et Google-ark via Data > Beskyt ark og områder.Vælg, hvem der har adgang, hvem der kan redigere, eller vælg at vise en advarsel, hvis nogen forsøger at redigere.Endnu mere detaljeret og nyttig er evnen til at beskytte diskrete dele af data inde i et regneark.Vælg det, du vil beskytte, så ingen andre end dig eller dine udvalgte få kan røre ved det, gå til Data > Beskyt ark og områder, og bekræft celleområdet.Hvis du allerede har beskyttet en del af regnearket, skal du muligvis klikke på + Tilføj et ark eller område.
21.Ansigt skrifttype
Hvis du føler, at skrifttypevalgene i Google Docs begrænser din kreativitet, kan du tilføje nogle flere.I boksen Skrifttype på værktøjslinjen er det øverste valg Flere skrifttyper.Dialogboksen, der kommer op, lader dig vise skrifttyper efter type, såsom håndskrift, monospace, serif eller sans-serif.Du kan derefter sortere efter popularitet eller dato tilføjet eller trending, eller bare søge efter et bestemt skrifttypenavn.Sæt derefter et flueben ud for enhver skrifttype, du vil have hurtig adgang til fra selve dokumentet.
Skrifttyper er ikke dokumentspecifikke – hvis du vælger en ny, er den tilgængelig på alle dine Google Docs, Sheets og Slides.Alle Googles skrifttyper kan ses påfonts.google.com(Åbner i et nyt vindue), men ikke alle er tilgængelige til brug i Google Docs/Slides.En bedre måde at se alle skrifttyper på er at bruge Extensis Fonts-tilføjelsen (åbner i et nyt vindue).
22.Grav ind i definitioner
Højreklik på et ord, og vælg Definer (eller tryk på Ctrl+Shift+Y) for at få ordbogen.Oplysningerne kommer fra Google, men inkluderer normalt synonymer, du kan klikke på for at definere lignende termer, synonymordbog. (Hent tilføjelsen Power Thesaurus (åbner i et nyt vindue), hvis du virkelig kan lide at finde nye ordindstillinger).
23.Email kommentarer
Så du har efterladt en meget handlekraftig kommentar på dit dokument/ark/dias og vil have nogen til at være opmærksom på det, stat.Du kan hurtigt få den til den rigtige person - også selvom du ikke har delt kildefilen med dem endnu.Bare skriv et @ eller + i kommentaren, og du får en liste over dine hyppigste samarbejdspartneres e-mailadresser.Hvis den rigtige person ikke er på listen, skal du bare skrive deres e-mail.Klik på boksen "Tildel til..." for at gøre det eksplicit.Kommentaren vil gå direkte til deres indbakke.Hvis du ikke tidligere har delt med personen, bliver du bedt om at gøre det, før kommentaren sendes.
Anbefalet af vores redaktører
24.Udforsk ruderne
Når du har damp på et projekt og begrænset skærmejendom, er det sidste, du vil gøre, at forlade siden for at foretage en søgning.Udforsk-ruden kommer uden om det.Du kan få adgang til det via ikonet nederst til højre, der ligner en diamant i en firkantet boks (det kan være skjult, hvis du har visse Chrome-udvidelser kørende, som Grammarly), eller tryk på Ctrl+Alt+Shift+I.Det bringer en rude med info op til højre i dokumentet, som du kan klikke ind på for yderligere forskning.
Uanset hvad du finder, selv billeder, kan du nemt indsætte i dit dokument.Hvis du indsætter et link til internettet, skal du klikke på anførselstegn-ikonet, der kommer op, og det vil endda klistre i en kildecitat-fodnote nederst på siden (eller bunden af dokumentet, hvis du bruger visningen uden side) .
25.Indsæt diagrammer i Docs
Indsæt-menuen på Docs giver dig mulighed for at placere alle mulige elementer i dine dokumenter, såsom specialtegn, tabeller, tegninger og billeder.Og det er nemt at lave diagrammer i Google Sheets – du bruger menuen Indsæt der til at lave et baseret på data, du opretter.Når det er gjort, skal du gå tilbage til Docs og derefter bruge Indsæt > Diagrammer > Fra ark til at inkorporere det samme diagram.Du skal blot finde arket med diagrammet (eller diagrammer), og det giver dig mulighed for at vælge det, du ønsker.
26.Drop-down oprettelse gjort let
Google inkorporerer "chips" i Docs og Sheets for at tilføje nogle yderligere samarbejdsfunktioner.Ovre i Docs kan du for eksempel bruge Indsæt > Dropdown til at indsætte dropdown-chips, som skaber en menu, der kan bruges i et dokument til at angive status eller få feedback.Et par standardindstillinger dækker "projektstatus" og "gennemgangsstatus", men du kan lave din egen dropdown.
Hvis du vil have en rullemenu i Sheets – så dataene er valideret til kun at indeholde elementer fra den forudindstillede liste – er det lidt anderledes.Klik på en celle for menuen, klik på Data > Datavalidering, vælg et celleområde eller indtast elementer adskilt af kommaer (ingen mellemrum), og cellen er en menu.Kopier den celle til andre efter behov, så menuen fungerer på flere steder.
27.En fuld pose chips
For Google Docs og Sheets er "smart chips" mere end at lave nogle menuer.Google bruger metaforen til næsten alle ekstra data, du kan indsætte i et dokument eller regneark.På en hvilken som helst ny linje i et dokument skal du skrive @, og du bliver præsenteret for en menu fuld af muligheder fra personer i dine kontakter, til kalenderposter, til "byggeklodser" til at tage mødenotater eller skrive udkast til e-mails (som du nemt kan shunte over til Gmail, når du er færdig). Det @ er i det væsentlige en genvej til det mere forretningsorienterede indhold i menuen Indsæt.
28.Sparkline dine data
Har du en kolonne eller række med tal, der fortjener en hurtig trendlinje?Gå til en celle og skriv =(SPARKLINE, og den vil bede om en række celler.Vælg dem, tryk på enter, og du har øjeblikkeligt en hurtig graf over op- og nedture over tid.
29.Lær formler på farten
Når du skriver lighedstegnet i en celle i et Google Sheet, starter du en formel, der kunne beregne næsten alt.Men at lære de forskellige typer formler er ikke let, især hvis du er ny til regneark.Ark gør det nemmere; den sætter en oversigt over, hvad en formel gør i rullemenuen, plus viser, hvad formlens attributter skal være, og hvor de skal komme fra.Hvis du ikke kan se det, skal du klikke på ?ikonet ved siden af feltet for at køre på Formel Hjælp.
30.Send formularer til Sheets
Brug af Google Forms er en god måde at få nogle grundlæggende oplysninger fra en gruppe.Men hvor opbevarer du det?Nå, Forms rummer det hele, men du kan sende det til Sheets.På forms.google.com skal du klikke på fanen Svar for den pågældende formular.Du vil se det grønne firkantede Sheets-ikon; giv det et klik, og du får mulighed for at lægge svarene ind i et nyt eller eksisterende ark, som åbnes med alle data, når du klikker.Fremtidige svar vil fortsætte med at filtrere ind i arket i fremtiden, indtil du går tilbage til Svar og bruger menuen med tre prikker til at fjerne linket til formularen.
31.Maske et diasbillede
Hvis du laver fantastiske dias til en præsentation, bruger du grafik.Pift billederne op ved at maskere dem, hvilket betyder at give dem en anden form end et rektangel.Klik på et billede, og klik derefter på rullepilen ved siden af ikonet Beskær for at se maskebillede.Menuen indeholder ikke kun figurer, men også spidspile-forklaringer som ordballoner og endda ligningssymboler (gør billedet til et plustegn). Fortryd, når en maske ikke virker rigtig, og fortsæt med at prøve.
32.Link mellem slides
Normalt gennemgår du en præsentation et dias ad gangen.Men et dias kan referere til flere ting, og det er praktisk at springe til disse ting – især med Google Slides, da du måske deler med folk i stedet for faktisk at præsentere det for dem.
Så læg et link i diaset at klikke på.Tryk på Ctrl+K, når du vælger det relevante billede eller den relevante tekst, klik i linkboksen, og du får en liste over alle slides i præsentationen.Hvis du klikker på Find mere, kan du finde links til websteder og billeder på nettet, som du også kan linke direkte til.
For dig selv kan bogmærkefunktionen være alt, hvad du behøver.Du kan også bogmærke valgt tekst.Det hjælper dig med at springe til bestemte steder i presoen uden en tone af scrolling.
33.Lav en Slide Master
Hvis din præsentation er mere end 10 slides lang, skal du lave en Master slide, som er en skabelon, der bruges af alle slides i din præsentation.En ændring af masteren (via Slide > Edit Master) betyder, at den vises på hvert slide.Det er fantastisk til at tilføje et logo, farveskema eller en smule klikbar tekst til alle dias, så de nemt kan ændres senere.
34.Prøv præsentationsvisning
Som nævnt ovenfor er du muligvis ikke i samme rum med de personer, der tager din Slides-præsentation, især i disse dage.For at dele med flere personer på én gang skal du gå til Præsenter > Præsentationsvisning.Du kan endda få den til at vise dine højttalernoter, hvis de er passende.Klik på Målgruppeværktøjer og Start nyt for at få et link, som du kan sende til dit publikum.De kan tage præsentationen i deres eget tempo – men de kan også sende dig spørgsmål, som du kan besvare i realtid, når de kommer ind.
35.Få dit dias til at synge (eller tale)
Import af lyd for at tale for dig er en fast bestanddel af mange præsentationsprogrammer, men Google Slides gør det anderledes end de fleste.Det skyldes, at filen skal være i dit Google Drev-lager for nemt at kunne integreres.Kommandoen Indsæt > Lyd gør det nemt at finde lydfilerne i Drev eller finde lyd, der er blevet delt med dig. (Filerne er normalt i MP3- eller WAV-format og kan også være lyddelen af en MP4.) Når lyden er på dias, kan præsentationsværten eller seeren klikke på den for at afspille lyden.
