"Který nástroj mi pomůže lépe řídit můj rostoucí podnik?"Minulý měsíc mi napsal čtenář jménem Rafael, abych se zeptal na tuto otázku.Četl o některých z nejlepších nástrojů pro řízení projektů, softwaru pro řízení práce, komunikačních programech a všech těch dalších aplikacích pro produktivitu, které měly přinést obchodní boom.Ale nemohl tak docela přijít na to, který z nich by ve skutečnosti fungoval nejlépe pro řízení jeho práce.
"Právě jsem začal pracovat pro malou realitní investiční společnost," napsal, "a oni opravdu, opravdu potřebují pomoc s automatizací svých procesů. Spravují věci hlavně e-mailem (argh!) as plány na rozšíření to není škálovatelná struktura. V tuto chvíli jsem přemýšlel o použití Asana nebo Teamwork Projects ke zefektivnění operací a chtěl jsem váš příspěvek. Abych vám poskytl určitou perspektivu, tým je pět interních zaměstnanců, kteří spolupracují s investory na nákupu a prodeji nemovitostí.“Rafael dále vysvětlil, že každou nemovitost považuje za „projekt“ a chtěl mít možnost pro každou z nich vytvořit seznam úkolů, které by byly zaměstnancům přiděleny podle potřeby.Organizace řídí kdekoli od 150 do 200 „projektů“ najednou.A čas od času potřebují externí hráči nahlédnout do procesu.
Řekl také, že flexibilita a týmová spolupráce jsou nanejvýš důležité, stejně jako v mnoha společnostech.Ale zdálo se, že je docela nastavený na používání ásan nebo týmových projektů.Zde je moje odpověď:
Balíček karet vs.Desková hra
Představte si ásanu jako balíček karet a týmové projekty jako deskovou hru.S balíčkem karet můžete hrát hru, kterou vytvořil někdo jiný, nebo si můžete vytvořit svou vlastní hru.S deskovou hrou přichází hra s pravidly a můžete je ohýbat, pokud byste chtěli, ale obecně řečeno, desková hra je navržena tak, abyste se hráli s dodržením pravidel.
Podle mých zkušeností trvá Asana čas, než se správně zavede, ale nakonec ji můžete použít, jak chcete.První dny budou opravdu matoucí pro každého, kdo se učí systém používat.Důvodem je, že váš tým bude muset nastavit pravidla, jak jej používat.Neexistuje žádný správný nebo špatný způsob, jak používat ásanu.
Doufejme, že po pár týdnech bude těch pět zaměstnanců na palubě a v tuto chvíli pravděpodobně začnou upravovat svá pravidla.Ásana se pokusí a omyl.Vyžaduje také solidní týmovou komunikaci, aby bylo zajištěno, že všichni používají nástroj stejným způsobem.
Nyní si povíme něco o týmových projektech.Také vašemu týmu bude nějakou dobu trvat, než si na týmové projekty zvykne, ale z jiného důvodu.Lidé budou poprvé zkoumat všechny funkce a zadávat úkoly.Váš tým pravděpodobně vytvoří spoustu šablon, které bude moci znovu použít pro další prodej nebo nákup.Ale u Teamwork Projects je klíčové, že každý nákup nebo prodej nemovitosti budete řešit jako projekt.
Projekty mají vždy data ukončení a ve vašem případě je to datum uzavření.Obvykle mají milníky, například uzavření smlouvy nebo získání peněz do úschovy.A u projektů záleží na datech těchto termínů a milníků.Nemám ponětí, jestli na termínech záleží nebo ne.Říká váš tým věci jako: „Koupme tuto nemovitost do 1. října“ nebo jen „Pojďme koupit tuto nemovitost“, aniž by věděli, jak dlouho to bude trvat?Pokud máte pevné termíny, je pravděpodobně lepší Teamwork Projects.
Nástroje pro řízení projektů, jako jsou Teamwork Projects, vám umožňují vytvářet závislosti mezi úkoly, takže jeden úkol se nemůže stát, dokud se nevyskytnou všechny závislé úkoly.Pokud například nemůžete uzavřít smlouvu, dokud není provedena kontrola, je možné to nastavit v Teamwork Projects.S Asanou se váš tým může rozhodnout hrát podle tohoto pravidla, ale nebude součástí samotného systému.Oba nástroje můžete použít zdarma, abyste získali představu o tom, jak fungují, a poté upgradovat na placený účet, který bude mít více funkcí.
Výběr nástroje
O několik týdnů později jsem se ohlásil u Rafaela, abych zjistil, zda se rozhodl a jak nástroj funguje pro jeho tým.Rozhodl se vyzkoušet týmové projekty.Prodejní místo, řekl, byla schopnost vytvářet závislosti mezi úkoly.Nastavení trvalo nějakou dobu, jak se očekávalo, ale Rafael měl také několik skvělých zpráv:
"Jedno odhalení, které stojí za zmínku, je nabídka Teamwork Projects Startup (otevře se v novém okně), kde začínajícím firmám dávají software v hodnotě jednoho roku zdarma! Bylo to velmi prospěšné při realizaci tohoto kroku,"napsal Rafael.
Dodatečné zdroje
Související rady najdete v článku 7 způsobů, jak zjednodušit projektové řízení v týmových projektech a používání Asany v podnikání.
A další doporučení pro obchodní aplikace najdete v článku Nejlepší online software pro obchodní spolupráci.
