Odborníci rádi říkají, že schůzky zabíjejí produktivitu.Určitě mohou, ale také nemusí.Když si naplánujete pouze nezbytné schůzky a výběr času a data bude bezbolestný, budou schůzky produktivnější.Když si předem připravíte agendu a pověříte někoho, aby si dělal poznámky, obsah schůzek bude více cílený.Pokud lidem usnadníte připojení a účast, schůzka může být efektivnější.Potom může schůzka probíhat podle časové osy v programu a možná dokonce brzy skončíte.Lidé oceňují, když se to stane, protože to vysílá zprávu, že jejich čas je cenný.
I když vedení efektivní schůzky z velké části závisí na lidských bytostech, vyžaduje také správné aplikace a vybavení, které ji usnadní.Všech 14 zde uvedených aplikací a nástrojů je navrženo tak, aby schůzky byly plynulejší a produktivnější.
Aplikace pro plánování schůzek
Než budete moci uspořádat schůzku, musíte ji naplánovat.Žádost o schůzku pomocí e-mailu a seznamu časů je neefektivní, i když se scházíte pouze s jednou osobou.Aplikace pro plánování schůzek vám poskytují lepší nástroje, jako jsou průzkumy, online formuláře pro plánování a roboty Slack, takže si každý pozvaný na schůzku může společně vybrat ten nejlepší čas.
Jmenujte.ly
Appoint.ly(otevře se v novém okně) je nekomplikovaná služba rezervace schůzek pro plánování osobních setkání.Vytvoříte rezervační stránku, kterou sdílíte s klienty nebo kýmkoli jiným, kdo by mohl potřebovat požádat o schůzku s vámi.Vaše rezervační stránka poskytuje žadateli o schůzku možnosti pro požadovaný typ schůzky, jako je 10minutový úvodní hovor nebo hodinové školení.Poté na základě vaší dostupnosti požádají o datum a čas, který můžete schválit, požádat o úpravu nebo odmítnout.Appoint.ly je jednoduchá a přímočará aplikace pro plánování konkrétních schůzek jeden na jednoho.
Calendly
Calendly(otevře se v novém okně) je nástroj, který pomáhá jednotlivcům i týmům plánovat schůzky.Zahrnuje možnosti, které vyhovují různým typům schůzek a potřebám.Můžete například vytvářet typy schůzek, jako je 10minutový telefonický briefing a 30minutový rozhovor s médii.Když se s vámi chce někdo sejít, může si vybrat typ schůzky a vybrat si dostupný časový úsek.Jiný příklad: Řekněme, že máte firmu, ve které může kdokoli z určitého oddělení přijmout schůzku, kterou klient požaduje.Calendly může žádost o schůzku automaticky přiřadit komukoli, kdo je dostupný ze skupiny.Aplikace také podporuje jednotlivé webové stránky pro plánování, kde si lidé mohou vyžádat schůzku s vámi na základě vaší dostupnosti.Je to robustní aplikace pro plánování navržená tak, aby vyhovovala různým potřebám.
Doodle.com
Doodle.com je bezplatný web a mobilní aplikace s možností Premium, která vám pomůže naplánovat schůzky jedním ze tří způsobů.Nejprve můžete vytvořit online anketu s daty a časy schůzek; pošlete jej všem účastníkům schůzky a Doodle během odpovědi lidí zvýrazní nejlepší možnost.Za druhé, Doodle také nabízí osobní plánování schůzek, což znamená, že jej použijete k vytvoření webové stránky, kde lidé uvidí, kdy jste k dispozici, a požádat o schůzku s vámi v jednom z otevřených slotů.Konečně je tu bot Doodle pro Slack (otevře se v novém okně), který vám umožní dotazovat se kolegů na čas schůzky, aniž byste opustili týmovou aplikaci pro zasílání zpráv.
Výhled
Outlook, prodávaný jako součást Microsoft Office, může přijít na mysl jako de facto kancelářský software pro plánování schůzek v obchodním prostředí.Když jsou všichni účastníci schůzky součástí stejné organizace a všichni používají Microsoft Office, pak je Outlook tím správným nástrojem pro plánování.Můžete najít čas a datum setkání, které bude vyhovovat všem na základě dostupnosti, kterou si nastavili ve svých kalendářích.Poté si můžete zarezervovat konferenční místnost a zapsat schůzku do kalendáře, vše v aplikaci Outlook.Není to nutně nejlepší plánovač schůzek, když potřebujete zorganizovat schůzku mezi lidmi, kteří nejsou všichni uživatelé aplikace Outlook.
Rally
Rally (otevře se v novém okně) je kolaborativní plánovací software, což znamená, že je navržen pro použití skupinami.Dalším způsobem, jak to popsat, je říci, že jde o aplikaci pro hlasování, kde se anketa týká toho, kdy se všichni mohou setkat.Zatímco Doodle.com nabízí stejnou službu, Rally má trochu jiný vzhled a je rychlejší na používání, pokud ji potřebujete jen jednou za čas, protože si nemusíte zakládat účet.Musíte však zadat e-mailovou adresu.
FreeBusy
FreeBusy (otevře se v novém okně) je aplikace pro plánování schůzek pro firmy.Podobně jako Calendly a Doodle.com dělá od všeho trochu a nabízí způsoby, jak automatizovat plánování schůzek jeden na jednoho a také najít nejlepší čas pro setkání skupiny lidí.Integruje se také se softwarem pro videokonference a automaticky vyplňuje podrobnosti, jako je odkaz na schůzku a ID, pokud je to možné.
Tkaný
Woven(Otevře se v novém okně) je vytvořený plánovací software, který je součástí větší kalendářové aplikace.Podobně jako některé další zmiňované aplikace obsahuje ankety o nalezení nejlepšího času pro setkání skupiny kolegů.Woven má také stránky s osobním plánováním, které můžete sdílet s klienty a kolegy, které jim umožní požádat o čas se s vámi setkat.
Aplikace pro videokonference
Tolik schůzek se nyní odehrává virtuálně, že mít aplikaci pro videokonference je naprosto nezbytné.Nejlepší služby pro videokonference jsou spolehlivé, což znamená, že vaše hovory zůstanou nedotčeny, i když je něčí připojení chybné, a mají dostatek nástrojů pro spolupráci při setkání.Tyto nástroje zahrnují sdílení obrazovky a bílé tabule, chatovací boxy a také možnosti pro moderátory, jako je možnost předat řízení jiné osobě nebo ztlumit účastníky, zatímco jedna osoba mluví.
PCMag má mezi softwarem pro videokonference tři výběry Editors' Choice: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings a Zoom.
Klikněte na Schůzku
ClickMeeting je vynikající možností videokonferencí pro malé podniky, zejména pro ty, které pořádají mnoho malých webinářů.Na schůzku však můžete mít pouze čtyři aktivní kanály videa.Tuto aplikaci lze integrovat s kalendářem aplikace Microsoft Outlook a je zde zásuvný modul pro Chrome pro připojení ke kalendáři Google.
Schůzky Cisco Webex
Cisco Webex Meetings je služba pro videokonference, která se snadno používá a obsahuje některé funkce, které u konkurence nenajdete.Můžete například nastavit hovor, který vám zazvoní, místo aby vás nutil k vytáčení.Placené plány začínají na 13,50 $ měsíčně, což je atraktivní cena pro malé podniky.Pokud používáte bezplatnou verzi aplikace Webex Meetings Free, můžete mít videokonference tří lidí najednou.Bezplatný plán také zahrnuje sdílení plochy a dokumentů, funkci tabule, video ve standardní kvalitě a 250 MB cloudového úložiště.
Zoom Setkání
Zoom Meeting, někdy také nazývaný Zoom, je jednou z nejspolehlivějších videokonferenčních služeb, které najdete.Když společnost vyvíjela produkt, zaměřila se nejprve na to, aby vaše hovory zůstaly čisté a spojené.Podporuje HD video a zvuk.Můžete získat psané přepisy hovorů, které nahrajete jako videa.Navíc může kdokoli používat základní produkt zdarma a malé podniky si mohou koupit cenově dostupné plány, které posílí funkce od 14,99 $ měsíčně na hostitele.S bezplatným účtem můžete při hovoru hostit až 100 lidí a v zobrazení ve stylu galerie můžete vidět až 49 lidí.Skupinové hovory pro bezplatné uživatele jsou omezeny na 40 minut, ale individuální hovory mohou trvat tak dlouho, jak potřebujete.I když je obtížné kvantifikovat a porovnat výkon videokonferenčních systémů, stabilita je základem reputace společnosti Zoom, což je vidět.
Psát si poznámky
Mnohým schůzkám prospívá, když si někdo dělá poznámky.Když máte poznámky ze schůzky, 1) máte záznam o tom, co se na schůzce stalo, 2) můžete je sdílet s lidmi, kteří se nemohli zúčastnit, a 3) nakonec se přinutíte, abyste měli jasno ve všech následných úkolech, které je třeba být hotov.Pro určité druhy schůzek, jako jsou rozhovory s novináři, vám skvělá aplikace na psaní poznámek umožní zaznamenat i zvuk, takže si jej můžete později přepsat a mít dokonalý zdroj pro kontrolu toho, co bylo řečeno.Zde je několik aplikací, které vám pomohou dělat efektivní poznámky ze schůzek.
Evernote
Evernote je výkonná aplikace pro psaní poznámek.Má vestavěnou funkci nahrávání zvuku, takže můžete nahrávat celou schůzku a zároveň zapisovat napsané nápady ve stejnou dobu, přímo do stejného souboru.Jeho funkce fotoaparátu vám umožní pořídit obrázek tabule z vaší schůzky a nahrát jej do aplikace, kde pak Evernote umožní vyhledávat text pomocí OCR.Pokud váš tým používá Evernote pro firmy, můžete snadno zpřístupnit poznámky ze schůzek všem účastníkům, aby je mohli přidávat a mít jejich kopii poté.
Hugo
Hugo.team (Otevře se v novém okně) je relativně nová aplikace navržená tak, aby pomáhala týmům zapisovat si poznámky ze schůzek a také je vhodně sdílet a sledovat.Hugo vás pobízí, abyste vytvořili agendu, zapsali si důležité nápady a informace ze schůzek a přeměnili akční položky na úkoly.Aplikace se propojuje s dalšími systémy pro správu úloh, jako jsou Asana, Trello a Jira, což vám umožňuje vkládat tyto úkoly do aplikací, které váš tým již používá.Je to zdarma až pro 30 lidí, přičemž verze Pro (paušální 399 $ měsíčně) přidává podporu pro další členy týmu a funkce, jako jsou podrobné zprávy a analýzy kalendáře.
Microsoft OneNote
Microsoft OneNote sdílí spoustu funkcí s Evernote – zvukový záznamník, fotoaparát a tak dále – ale je vhodnější pro lidi, kteří používají jiné produkty Office, protože se s nimi těsně integruje.Pokud máte například firemní účet Microsoft, můžete ve OneNotu použít speciální funkci, která vám ukáže nadcházející schůzky uvedené v Outlooku, takže pro ně můžete psát agendy nebo si k nim dělat další poznámky.Další funkce nazvaná Digital Ink umožňuje kreslit diagramy a obrázky pomocí stylusu na podporovaných zařízeních.Je také snadné sdílet poznámky, které zachytíte před, během nebo po schůzce s ostatními lidmi ve vaší organizaci.
Minutes.io
Minutes.io (Otevře se v novém okně) (zdarma) je výslovně určen pro pořizování zápisů ze schůzek.Poskytuje vám šablonu pro psaní všech podrobností o tom, co se děje během schůzky, například kdo co řekl, jaké sliby byly učiněny a jaké termíny byly rozhodnuty.Minutes.io používá velké množství klávesových zkratek, takže jakmile se je naučíte, nebudete muset při psaní zvedat prsty.Běží v prohlížeči a funguje online i offline.Na konci schůzky můžete do souboru snadno přidat e-mailové adresy lidí a sdílet je se všemi účastníky.Když jste nečekaně požádáni, abyste si udělali oficiální poznámky ke schůzce, minutes.io se spustí rychle a funguje dobře a poskytne vám šablonu pro daný úkol.
