Přetížení e-mailem je obrovský problém produktivity na pracovišti.Neustále se setkávám s lidmi, kteří si stěžují na e-maily, říkají, že je to zahlcuje, a přejí si, aby všechny nové zprávy proudící do jejich schránek byly vypnuté.
Mnoho z těchto stejných lidí se však fixuje na e-mail takovým způsobem, že nakonec problém zhorší.Vidím lidi, kteří se snaží bojovat proti e-mailu větším množstvím e-mailů, což zase generuje stále více e-mailů.Protože se utápí v e-mailové mizérii, obvykle nevidí jasně, co se děje, takže netuší, že to ještě zhoršují.
Existuje několik způsobů, jak jsem si všiml, že se lidé při snaze vypořádat se s přetížením e-mailů střílejí do nohy.
Nepoužívejte doručenou poštu jako seznam úkolů
Prvním příkladem lidí, kteří své problémy s e-maily zhoršují, jsou seznamovatelé úkolů, jak jim rád říkám.Seznamy úkolů nechávají e-maily ve svých schránkách, když zpráva buď obsahuje úkol, nebo spustí paměť přiřazeného úkolu.Jinými slovy, používají doručenou poštu jako seznam úkolů.
Přemýšlejte o tom, jak lidé obvykle přidělují úkoly prostřednictvím e-mailu.Málokdy je úkol jasně uveden v předmětu.Příjemce musí otevřít a přečíst e-mail, aby se dozvěděl podrobnosti o úkolu.Je však pravděpodobnější, že zpráva nebude obsahovat všechny informace, které příjemce potřebuje, jako je termín nebo jiné podrobnosti o úkolu.Výměna zpráv tam a zpět vyjasňuje úkol a končí vytvořením nového e-mailu pokaždé, když k tomu dojde.Stručně řečeno, e-mailové schránky jsou velmi chudé seznamy úkolů.
Dalším problémem je, že seznamovatelé úkolů musí neustále kontrolovat každou příchozí poštu, zda obsahuje úkol, a pokud ne, okamžitě se pošty zbaví.To-do listers končí pletí neustále.
Horší je, že uživatelé, kteří mají úkoly, si zvyknou kontrolovat své každodenní úkoly ve schránce a často si e-mailem posílají připomenutí dalších věcí, které chtějí vyřídit.
Pokud je problém s e-mailem, proč byste chtěli tímto způsobem vytvářet další e-maily?
V hloubi toho však uživatelé úkolů nevidí, jak jejich systém celou záležitost zhoršuje.Často argumentují tím, že použití jejich schránky jako seznamu úkolů je jediná věc, která funguje.Ale pokud se stejná osoba cítí zahlcena e-mailem, zjevně to nefunguje.Existuje několik řešení a za chvíli se k nim dostanu.
Zastavit odesílání Nudgemail
Nedávno jsem na firemním setkání mluvil o správě e-mailů.Abych se připravil na přednášku, mluvil jsem s některými zaměstnanci a dozvěděl jsem se, že mnoho z nich spravuje obrovské objemy e-mailů, někdy 1 000 zpráv denně, pomocí Nudgemail.Mysleli si, že je to naprosto rozumný způsob řízení toku.
Nudgemail je freemium nástroj, který vám v podstatě umožňuje odložit e-maily nastavením času, kdy se znovu objeví ve vaší doručené poště jako nová zpráva. "V podstatě" je zde velmi důležité slovo.
Většina funkcí odložení, jako jsou funkce SaneBox nebo některé z nejlepších e-mailových aplikací, skryje původní zprávu z vaší doručené pošty a poté ji znovu zobrazí jako novou nepřečtenou poštu v čase, který si zvolíte.Nudgemail funguje trochu jinak.Když jej použijete k odložení pošty, původní e-mail zůstane ve vaší doručené poště a v horní části doručené pošty se objeví nová zpráva s citací celého vlákna původní zprávy.
Nechápejte mě špatně.Nudgemail je skvělý nástroj a za určitých okolností je to skvělé řešení.Kdokoli, kdo pohlíží na doručenou poštu jako na proud informací spíše než jako sběrné místo pro komunikaci, kterou je třeba zpracovat, by ji mohl použít.Ale když mi pracovníci říkají, že kvůli velkému množství zpráv v jejich schránkách nemohou dělat svou práci a 20 procent jejich zpráv jsou opakované zprávy ve formě Nudgemailů, je to problém.
Jakkoli mohou seznamovatelé úkolů popírat fakt, že jejich systém je nefunkční, někteří uživatelé Nudgemailu z toho dělají berličku.Jsou tak zaseklí ve svých současných zvycích, že si nedokážou představit lepší řešení.
Neodpovídejte tak rychle
Odpověď na e-mail je velmi často způsob, jak potvrdit zprávu někoho jiného, aniž byste konverzaci skutečně posunuli dál.Představte si, že vám kolega pošle e-mail, aby se zeptal na váš názor na prezentaci.Ještě jste se nepodívali na prezentaci.V závislosti na vašem pracovišti může být přijatelnější rychle odpovědět: "Nevím. Ještě jsem se nedíval," než čekat dvě hodiny, než se podíváte a vytvoříte si názor.Když rychle odpovíte, i když zpráva není podstatná, generujete přebytečné e-maily.Pokud vás k tomuto chování tlačí firemní kultura, raději věřte, že to dělají i ostatní lidé vám.
Člověk, který pomalu odpovídá na e-maily, může být považován za líného nebo že není týmový hráč, i když čekání na odpověď na e-mail je mnohem logičtější a produktivnější způsob, jak toho dosáhnout.Ale je to úplně zaostalé a pokud se cítíte zaplaveni e-mailem, musíte se od toho odtrhnout.
To, co se nakonec stane, je, že lidé odpovídají na zprávy jen proto, aby prodělali peníze.Řekněme, že se Raj na něco zeptá Sarah a ona odpoví: "Nejsem si jistá. Co si o tom myslíš?"Nyní je míč zpět na Rajově straně a je na něm, aby odpověděl, i kdyby jen tak, aby Sarah měla ve své schránce novou nepřečtenou zprávu, která jí připomene, aby tentokrát skutečně odpověděla.
Dalším příkladem, který je běžný pro lidi v odděleních podpory, jako je IT, je, že nastaví obecnou e-mailovou adresu pro zaměstnance, aby mohli zadávat nápovědu, například [emailprotected] Když se zaměstnanec šílí, že má rozbitý počítač, a potřebuje rychle získat pomoc, mohla by zapomenout na obecný e-mail a místo toho poslat e-mail osobě, kterou zná v IT.Měl by se tento IT člověk postarat o problém?Ignorovat e-mail?Odpovězte a sdělte zaměstnanci, že potřebuje použít správnou adresu IT nápovědy?CC její šéf?Co je správné udělat?
Odpověď, podporovaná panikou a frustrací, často jen generuje další e-maily (a vytváří napětí). Opět je to příklad firemní kultury vytvářející očekávání rychlé reakce, která je u kořene problému.Ale můžete se od tohoto vzoru odpoutat, aniž byste narušili klid a v důsledku toho generovali méně e-mailů.
Řešení nadměrného e-mailu
Jak zastavíme generování nadměrného množství e-mailů?Některá řešení jsou jednoduchá a rychlá a jednotlivec je zvládne bez podpory společnosti.
V předchozím příkladu by pracovník IT pravděpodobně mohl vyřešit problém hned v zárodku osobním rozhovorem (nebo telefonátem se vzdáleným zaměstnancem), než aby odpovídal e-mailem.Pokud IT osoba odpoví e-mailem, spolupracovník v nouzi si to pravděpodobně stejně nepřečte.Pamatujte, že už je vystresovaná kvůli svému problému s počítačem.Může to znít velmi nemoderně, ale konfrontace s kolegy tváří v tvář, klidně a profesionálně, jí pomůže zapamatovat si správný protokol pro vyplňování pomocných lístků v budoucnu, zvláště pokud IT pracovník vysvětlí, jaké jiné práce měly na pracovišti prioritu. okamžik.Osobní vysvětlování je běh na dlouhou trať.
Dalším způsobem, jak přestat generovat nadměrné množství e-mailů pro sebe, je najít dobré nástroje pro e-mailové asistenty, které vám pomohou omezit e-maily ve vaší doručené poště, spíše než je šířit, jako to dělá Nudgemail.SaneBox (asi 7 $ měsíčně) je řešení, které doporučuji.Mailbird je aplikace e-mailového klienta, která přichází s možností odložení a dalšími funkcemi, které mohou také pomoci.
Přestaňte používat doručenou poštu jako seznam úkolů, a to jak pro osobní úkoly, tak pro úkoly související s prací.Nyní existuje tolik skvělých nástrojů, které jsou mnohem lepší v přidělování úkolů, jejich sledování, aktualizaci podrobností o nich a tak dále, které se nespoléhají na e-mail.Líbí se mi Todoist, i když Wunderlist je také skvělá aplikace.
Pokud dokážete přesvědčit svůj pracovní tým nebo oddělení, aby si vybrali lepší nástroj pro zadávání úkolů, budete opravdu v mnohem lepší kondici.Kromě aplikací pro správu projektů v plné síle existují další aplikace pro spolupráci, které jsou lehké, snadno se používají, rychleji se nastavují a mohou být lepším řešením problémů vašeho týmu.
Další informace najdete v mých dalších tipech, jak snížit přetížení kancelářských e-mailů.
