"ما الأداة التي ستساعدني على إدارة عملي المتنامي بشكل أفضل؟"كتب لي قارئ اسمه رافائيل الشهر الماضي لطرح هذا السؤال.كان يقرأ عن بعض من أفضل أدوات إدارة المشاريع وبرامج إدارة العمل وبرامج الاتصال وجميع تطبيقات الإنتاجية الأخرى التي تهدف إلى إحداث طفرة في الأعمال.لكنه لم يستطع معرفة أيهما سيعمل بشكل أفضل لإدارة عمله.
كتب: "لقد بدأت للتو العمل في شركة استثمار عقاري صغيرة ، وهم يحتاجون حقًا إلى المساعدة في أتمتة عملياتهم. إنهم يديرون الأشياء بشكل أساسي عن طريق البريد الإلكتروني (أرغ!) ومع وجود خطط للتوسع ، فهي ليست بنية قابلة للتطوير في هذه المرحلة. كنت أفكر في استخدام Asana أو Teamwork Projects لتبسيط العمليات وأردت مدخلاتك. لإعطائك بعض المنظور ، يتكون الفريق من خمسة موظفين داخليين يعملون مع المستثمرين لشراء العقارات وبيعها. "وأوضح رافائيل كذلك أنه يعتبر كل عقار "مشروعًا" ، ويريد أن يكون قادرًا على إنشاء قائمة مهام لكل منها يتم تعيينها للموظفين حسب الحاجة.تدير المنظمات في أي مكان من 150 إلى 200 "مشروع" في وقت واحد.ومن وقت لآخر ، يحتاج اللاعبون الخارجيون إلى نظرة ثاقبة للعملية.
وقال أيضًا إن المرونة والتعاون الجماعي لهما أهمية قصوى ، كما هو الحال في العديد من الشركات.لكنه بدا عازمًا على استخدام Asana أو Teamwork Projects.هذا ردي:
أوراق اللعب مقابل أوراق اللعب.لعبة اللوحة
فكر في Asana على أنها مجموعة من البطاقات ، وفكر في Teamwork Projects كلعبة لوحة.باستخدام مجموعة أوراق اللعب ، يمكنك لعب لعبة أنشأها شخص آخر ، أو يمكنك تكوين لعبتك الخاصة.مع لعبة اللوحة ، تأتي اللعبة مع القواعد ، ويمكنك ثنيها إذا أردت ، ولكن بشكل عام ، تم تصميم لعبة اللوحة لتلعب معك ملتزمًا بالقواعد.
من واقع خبرتي ، يستغرق Asana وقتًا للتنفيذ بشكل صحيح ، ولكن في النهاية ، يمكنك استخدامه كما تريد.ستكون الأيام القليلة الأولى محيرة حقًا لكل من يتعلم استخدام النظام.السبب هو أن فريقك سيحتاج إلى وضع القواعد لكيفية استخدامه.لا توجد طريقة صحيحة أو خاطئة لاستخدام Asana.
بعد بضعة أسابيع ، نأمل أن يكون الموظفون الخمسة على متن الطائرة ، ومن المحتمل أن يبدأوا في تعديل قواعدهم في هذه المرحلة.Asana يأخذ التجربة والخطأ.يتطلب الأمر أيضًا اتصالًا قويًا بالفريق لضمان استخدام الجميع للأداة بالطريقة نفسها.
الآن دعنا نتحدث عن مشاريع العمل الجماعي.سوف يستغرق فريقك بعض الوقت حتى يعتاد على مشروعات العمل الجماعي أيضًا ، ولكن لسبب مختلف.سيستكشف الأشخاص جميع الميزات ويدخلون المهام لأول مرة.من المحتمل أن يقوم فريقك بإنشاء مجموعة من القوالب التي يمكنهم إعادة استخدامها مرة أخرى للبيع أو الشراء التالي.ولكن مع Teamwork Projects ، المفتاح هو أنك ستتعامل مع كل عملية شراء أو بيع عقارات كمشروع.
دائمًا ما يكون للمشاريع تواريخ انتهاء ، وفي حالتك ، يكون هذا هو تاريخ الإغلاق.عادة ما يكون لديهم معالم رئيسية ، ربما الدخول في عقد أو الحصول على أموال في حساب الضمان.ومع المشاريع ، فإن تواريخ هذه المواعيد النهائية والمعالم مهمة.ليس لدي أدنى فكرة عما إذا كانت المواعيد النهائية مهمة لفريقك أم لا.هل يقول فريقك أشياء مثل ، "لنشتري هذا العقار بحلول الأول من أكتوبر" أو فقط "لنشتري هذا العقار" دون معرفة الوقت الذي سيستغرقه ذلك؟إذا كان لديك مواعيد نهائية محددة ، فمن المحتمل أن تكون مشاريع العمل الجماعي أفضل.
تتيح لك أدوات إدارة المشروع ، مثل مشاريع العمل الجماعي ، إنشاء تبعيات بين المهام بحيث لا يمكن أن تحدث مهمة واحدة حتى تحدث جميع المهام التابعة.على سبيل المثال ، إذا لم تتمكن من التعاقد حتى يتم إجراء الفحص ، فمن الممكن إعداده في مشروعات العمل الجماعي.مع Asana ، يمكن لفريقك اختيار اللعب وفقًا لهذه القاعدة ، لكنها لن تكون جزءًا من النظام نفسه.يمكنك استخدام كلتا الأداتين مجانًا للتعرف على كيفية عملهما ، ثم الترقية إلى حساب مدفوع يحتوي على المزيد من الميزات.
اختيار أداة
قمت بتسجيل الوصول مع Rafael بعد بضعة أسابيع لمعرفة ما إذا كان قد اتخذ قرارًا وكيف تعمل الأداة مع فريقه.لقد اختار تجربة مشاريع العمل الجماعي.وقال إن نقطة البيع هي القدرة على إنشاء تبعيات بين المهام.استغرق الإعداد بعض الوقت ، كما هو متوقع ، ولكن كان لدى رافائيل بعض الأخبار الرائعة لمشاركتها أيضًا:
"أحد الاكتشافات الجديرة بالذكر هو وجود عرض Teamwork Projects Startup (يفتح في نافذة جديدة) ، حيث يمنحون البرنامج مجانًا لمدة عام!كتب رافائيل.
مصادر إضافية
للحصول على النصائح ذات الصلة ، راجع 7 طرق لتبسيط إدارة المشاريع في مشاريع العمل الجماعي واستخدام Asana في الأعمال.
وللحصول على المزيد من التوصيات بشأن تطبيقات الأعمال ، راجع أفضل برامج تعاون الأعمال عبر الإنترنت.
