ما مقدار الوقت الذي تضيعه في الاجتماعات لأن الأشخاص الذين يديرونها غير مستعدين؟ليس هناك أجندة.يصل الزملاء متأخرين.ما تمت مناقشته له علاقة بك أو بعملك.بعد ساعة ، لم تفعل شيئًا ، ولم تتعلم شيئًا ولم تساهم بشيء.ما هو الهدف؟
يهدف Do.com إلى مساعدة الأشخاص على عقد اجتماعات أفضل من خلال منحهم الموارد اللازمة للتخطيط لها وتنفيذها.من نواح كثيرة ، يشبه الأمر قائمة مرجعية بالأشياء التي يجب القيام بها قبل الاجتماع وأثناءه وبعده للتأكد من أنه مفيد لجميع المعنيين.
قبل أن أقابل جيسون شاه ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Do.com (يفتح في نافذة جديدة) ، أرسلنا بريدًا إلكترونيًا للعثور على التاريخ والوقت المناسبين للتحدث.بمجرد أن اتفقنا ، أجاب: "أخطط للاتصال بك على Skype ، وسأرسل إليك دعوة تقويم قريبًا."بعد لحظة ، بالتأكيد ، وصلت دعوة في التقويم.يوم اجتماعنا ، تلقيت بريدًا إلكترونيًا من Do.com عبر شاه.عثرت في الداخل على جدول أعمال ، وأوقات بداية وانتهاء واضحة للاجتماع ، وقائمة بالأشخاص الذين سيكونون على المكالمة ومعلومات الاتصال الخاصة بهم (فقط نحن الاثنين ، في هذه الحالة) ، وروابط إلى معلومات أساسية.ساعدنا كل ذلك على قطع الطريق أمام المطاردة أثناء المكالمة ، حيث أوضح شاه ما الذي يجعل الاجتماع مثمرًا ، ودوافعه لبدء Do.com ، وكيف تتغير طبيعة الاجتماعات بين العاملين في مجال المعرفة.
جيل دافي: لنتحدث عن الاجتماعات ولماذا يكرهها الناس.
جايسون شاهجايسون شاه: مما وجدناه ، يحضر معظم الأشخاص اجتماعات غير مستعدين لها.ليس هناك سبب وجيه لانعقاد الاجتماع.لا توجد أجندة موزعة مسبقًا.يظهر الناس في وقت متأخر ويجب على شخص ما إعادة صياغة الأشياء.الأشخاص الذين ينظمونهم لا يفكرون دائمًا في من يجب أن يكون هناك ، وبالتالي ينتهي بك الأمر بعقد اجتماعات كبيرة يكون نصف الأشخاص فيها اختياريًا ، وربما يكون نصف الأشخاص أساسيين [الحضور] ، لذا فإن الديناميكية متوقفة يمنع الإنتاجية.
هذا يتلخص في الوقت الضائع للأشخاص المشغولين.
إذا طلبت من أي شخص الجلوس في غرفة لمدة 30 دقيقة ولم ينجز أي شيء ، فسيظن أنك مجنون.لكن هذا ما يفعله الناس ملايين المرات يوميًا في مكان العمل.
دينار: كيف تصف اجتماعًا مثمرًا؟
شبيبة: يجب أن يكون لديك بعض المكونات الأساسية.أولاً ، يجب أن يحدث ذلك بالفعل.إذا كان من الممكن التعامل مع شيء ما عبر البريد الإلكتروني بسرعة ، فافعل ذلك.ولكن إذا كان يجب أن يكون اجتماعًا ، حسنًا.
التحضير هو المفتاح: طرح ما سيتم مناقشته ، من المسؤول عن ماذا ، تلك الأنواع من الأشياء التي تؤدي إلى محادثة مركزة.أثناء الاجتماع: التمسك بـ [جدول الأعمال] ، وحفظ الوقت ، وتدوين الملاحظات ، والانتهاء في الوقت المحدد.
وقت الاجتماع مهم أيضًا.الكثير من الناس يتخلفون عن السداد لمدة ساعة.لقد لاحظت أنك كنت متعمدًا للغاية وقلت 25 دقيقة لهذه المحادثة.أعتقد أن هذه ممارسة جيدة.
ما يحدث بعد الاجتماع هو المفتاح أيضًا.إذا قال بوب وستيسي إنهما سيتابعان إصدارًا جديدًا من مجموعة الشرائح ، ويقول مارك إنه سيرسل لك أرقام المبيعات ، فعليهما فعل ذلك!نجد أن معظم الناس يقولون ، "عظيم! لقاء جيد!" ويغادرون وليس هناك متابعة.وحتى لو كان هناك ، فإنه يحدث في الوقت الخطأ ، مما يؤدي إلى اجتماع آخر أو المزيد من العمل غير الضروري.
لذا فإن التحضير ، وإدارة الاجتماع بشكل جيد ، والمتابعة الناجحة بعد ذلك هي مكونات أساسية لاجتماع جيد.
JD: تم تصميم أدوات إدارة المشروع وأدوات إدارة العمل الأخرى لتبسيط العمل.الفكرة هي أن يكون لديك اجتماعات أقل و (بريد إلكتروني أقل). يمكنك تعيين المهام والمواعيد النهائية لبعضكما البعض دون عقد اجتماعات حولها.
شبيبة: أجل.على المستوى الكلي ، نأمل أن يكون لدينا اجتماعات أقل نتيجة لهذه الأدوات.
على سبيل المثال ، إذا رأيت أنه تم تحديث نماذج بالأحجام الطبيعية على Dropbox ، وأعتقد أنها جيدة ، فلست بحاجة إلى مقابلة المصمم لمناقشتها.ليس عليها حتى إخطاري.يمكنني فقط إرسال رسالة تقول ، "مرحبًا ، لقد رأيت الملفات المحدثة."بشيء مثل Slack ، يمكنني طرح سؤال سريع على شخص ما دون الحاجة إلى الاجتماع لمناقشة طبيعة السؤال.
في السابق ، كان الناس يريدون تقنية أقل لأنه كان من الصعب ، على سبيل المثال ، الحصول على الدونجل للشاشة ، أو أنه كان يصرف انتباه الناس.
آمل أن يؤدي ظهور هذه الأدوات إلى عدد أقل من الاجتماعات ، لكنني لا أعرف ما إذا كانت هناك بيانات ملموسة لدعم ذلك حتى الآن ، بخلاف الدعاية التي نشرتها الشركات الفردية هناك.وفي الاجتماع نفسه ، أعتقد أن طبيعة هؤلاء تتغير لأننا أكثر توجهاً نحو التكنولوجيا.إذا كنا نستخدم خدمات خارج الاجتماع ، فيجب على الاجتماعات نفسها مواكبة ذلك أيضًا.
دينار: أحب أن يكون لدي اجتماعات عمل.يميلون إلى أن يكونوا الأكثر إنتاجية بالنسبة لي.ألتقي مع مجموعة من الأشخاص ، ونجلس ونقوم بالعمل الذي نحتاج إلى القيام به هناك ، ربما باستخدام أدواتنا المعروضة على الشاشة.
شبيبة: هذا يجعلني أفكر في نموذج الفصل الدراسي المقلوب.الفصل الدراسي هو مكان للقيام بالعمل ، بدلاً من مجرد مشاهدة عرض تقديمي ، تمامًا مثل الاجتماع الذي لا ينبغي أن يُدعى إليه فقط للتنقل عبر مجموعة يمكن لأي شخص أن يرسل لك بريدًا إلكترونيًا بسهولة.
دينار: لنتحدث قليلاً عن Do.com.أعطني شرحًا مدته 30 ثانية لما هو Do.com ، ثم سنتحدث بمزيد من التفاصيل حول كيفية استخدامه.
شبيبة: Do.com هو برنامج تعاون للاجتماعات.لا علاقة له بالفيديو والصوت.الأمر كله يتعلق بإنتاجية الاجتماعات.
باستخدام Do ، يمكن للأشخاص وضع جداول أعمال حتى يعرفوا ما الذي يتحدثون عنه.يمكنهم تدوين الملاحظات في الوقت الفعلي وتعيين المهام التي تتفاعل مع مهام سير العمل الأخرى الخاصة بهم.نحن متكاملون مع Google Apps و Microsoft Office 365 و Slack و Salesforce وما إلى ذلك.
شارك أكثر من 1.5 مليون شخص في اجتماعات عبر أكثر من 20000 شركة.نحن نساعد الأشخاص بشكل أساسي على عقد اجتماعات أقل ، واجتماعات أفضل ، ونأمل أن نكون أكثر سعادة وإنتاجية في العمل.
دينار: وهو نموذج مجاني.
شبيبة: إنه كذلك.يمكنك التسجيل مجانًا ، ولدينا الكثير من المستخدمين المجانيين.
دينار: أحد الأشياء التي أدهشتني حول Do.com هو أنه يشجع الناس حقًا على اتخاذ الإجراءات الصحيحة ، بدلاً من أن يكون الحل بحد ذاته.أفكر كثيرًا في أشياء مثل التحفيز وكيف لا نتصرف دائمًا بطرق تصب في مصلحتنا.لذلك أعتقد أنه أمر رائع عندما أجد أدوات تتعلق بإرشادنا بدلاً من إعطائنا شيئًا ما.لدي شعور بأن هذا هو ما يدور حوله Do.com.
شبيبة: نعم ، أوافق.إيماننا هو أن الاجتماعات هي مشكلة أشخاص بقدر ما هي مشكلة تقنية.على سبيل المثال ، لا نحتاج إلى تطبيق بريد إلكتروني لمنع بوب من المحاسبة من إرسال رسالة طويلة جدًا يصعب فهمها.ربما يتعلق ذلك بسياسة الشركة ، وقدرة بوب على أن يكون محترفًا ، وديناميكيات الفريق ، وأشياء من هذا القبيل.بعض واجهات المستخدم العالقة في متصفح الويب لن تغير بوب.
هذا شيء فكرت فيه كثيرًا عندما عملت في Yammer سابقًا.كان Yammer يحاول جعل الشركات أكثر شفافية.لكن بصراحة ، Yammer كانت أداة للشركات الشفافة ، لأنه من الصعب جدًا تغيير ثقافة المؤسسة.
Do.com هو منتج يحاول مساعدة الأشخاص ليكونوا أفضل ويمنحهم التكنولوجيا التي تمكنهم من القيام بذلك ، بدلاً من القيام بذلك نيابةً عنك.بصراحة ، لا أعرف حتى ما إذا كان بإمكاننا تغيير الوضع وجعل الاجتماع أكثر إنتاجية.سيكون ذلك ساحرًا جدًا!
نعتقد حقًا أن هذا سيكون له قوة البقاء.إذا كانت ستنجح ، يجب أن تأتي من الناس ، ونحن نمكنهم من أن يصبحوا أفضل ما لديهم.
جايسون شاهدينار: أخبرني عن قصة أصل Do.com ولماذا أنت متحمس لهذا المشروع والشركة.
JS: كنت أعمل في Yammer قبل شراء Microsoft لـ Yammer.وكما يمكنك أن تتخيل على الأرجح ، بعد أن اشترت Microsoft الشركة ، بدأت الثقافة تتغير كثيرًا ، بما في ذلك إضافة الكثير من البيروقراطية والاجتماعات.
مررت بحوالي عام ، بعد هذا الاستحواذ ، لأجد أن إنجاز الأشياء كان صعبًا حقًا.كان الأمر مجنونًا بالنسبة لي ، خاصة لأننا كنا شركة تم إنشاؤها في الأصل لجعل العمل أفضل للناس!
قصة قصيرة طويلة ، كنت جالسًا في اجتماع رهيب ذات يوم مع 10 أشخاص ، وكنت انجرف بعيدًا عن التفكير ، "ماذا أفعل هنا؟"صدمني الجنون في ذلك.
إذا دعوتك إلى حفل عشاء ولم أستعد مسبقًا للحصول على المكونات ولدي بعض المفاهيم التي أردت أن يستمتع بها الضيوف ، وظهروا وأقول ، "مرحبًا ، دعنا نذهب إلى متجر البقالة ونفعل في حفل العشاء هذا ، "كانوا يقولون ،" هذا جنون! لن نكتشف ذلك معك. لقد جئنا إلى هنا لحفل عشاء! "لكن هذا ما هي الاجتماعات!
اعتقدت أنه كان جنونًا ، وكنت أتلهف على المغادرة وبدء شركة جديدة.
دينار: ما التطبيقات أو الخدمات الإنتاجية الأخرى التي تستخدمها؟هل لديك أي ممارسات أفضل للبقاء منتجا؟
شبيبة: هل يمكنني إعطاء إجابة غير تقليدية؟أعتقد أن بعضًا من أفضل تطبيقات الإنتاجية ليست تطبيقات إنتاجية حقًا.Uber ، على سبيل المثال ، يمنحني إنتاجية أكثر من تطبيق مثل Asana.أحصل على أماكن أسرع وأهدر وقتًا أقل للوقوف تحت المطر في انتظار سيارة.
هناك أداة أخرى أستخدمها تسمى BetterSnapTool (تفتح في نافذة جديدة) ، ومرة أخرى ، إنها ليست أداة إنتاجية كلاسيكية.قمت بإعداد شاشتي بثلاثة أعمدة ، وباستخدام Windows Snap ، قمت بضغط مفتاح الاختصار ، واستقرت جميع النوافذ في مكانها.
نحن نستخدم Trello و Slack هنا أيضًا.نحن نستخدم Instacart لمواد البقالة الخاصة بنا في المكتب.إن حقيقة أنه لا داعي للقلق بشأن [التسوق من البقالة] أمر مفيد ويجعلنا بطريقة ما أكثر إنتاجية نتيجة لذلك.
دينار: وماذا عن أفضل الممارسات أو عادات الإنتاجية الشخصية؟
جيسو: لقد بدأت في حظر الوقت في يومي في التقويم للتأكد من عدم تجاوز الأشياء.لقد التقطت التأمل في الصباح لمساعدتي على التراجع إلى الصفر وتوضيح ما هو مهم.
أمر آخر غير تقليدي هو تفويض الأشياء.إنها ليست مقطعًا صوتيًا لمدة أربع ساعات عمل في الأسبوع ، لكن لدي الشخصية التي تقودني إلى الرغبة في القيام بكل شيء بنفسي.لقد كان إدراك الحاجة إلى التقصير في التفويض بدلاً من التقصير في القيام بالأشياء بنفسي أمرًا مؤثرًا حقًا.
بالنسبة لي ، إنه مزيج من أن أكون أكثر وعيًا ، وأن أكون مملوكًا للوقت ، وتفويضًا.أنا أكثر سلامًا وأركز على شيئين أو ثلاثة أشياء مهمة كل يوم.كمؤسس ، يمكنك أن تشتت انتباهك عن أي شيء متعلق بالشركة ، سواء كان ذلك علاقات المستثمرين أو فرصة العلاقات العامة ، وبالتالي فإن التفويض جعلني أكثر إنتاجية.
دينار: ما هو حجم موظفيك؟
شبيبة: عشرة أشخاص.أصبح التفويض أسهل ، لكن هذا صغير جدًا ، بالطبع ، بالنسبة لشركة.
دينار: نعم ، لكن من المهم أن يعرف رواد الأعمال الآخرون أنه حتى لو كنت تعمل مع فريق صغير جدًا ، فإن التفويض لا يزال مهمًا.
عندما أنهينا حديثنا ، وجه شاه الاجتماع إلى نهايته الطبيعية من خلال مراجعة وقراءة بعض الملاحظات التي سجلها أثناء مكالمتنا بصوت عالٍ.وذكر أننا غطينا جميع النقاط الرئيسية وتحدثنا عن الأمور المهمة ، وقام بتسمية بعض الموضوعات الأخرى التي طرحت على ذهننا أثناء حديثنا ، ولكن هذا قد ينتظر وقتًا آخر.ربما لأنني كنت أتبع قيادته دون وعي ، فقد لخصت كيف سأتابع وأعطيت تاريخًا تقريبيًا للوقت الذي خططت فيه لنشر مقال.لقد أظهر لي قوة عقد اجتماع محدد بوضوح وقيادة قوية.
